Politique de confidentialité

Cette politique explique comment Kira-AI (« nous ») traite les données à caractère personnel sur notre site, dans notre application pour les recruteurs et lors des entretiens vocaux IA.

• Recruteurs et leurs collègues — les personnes qui disposent d’un compte chez nous. Nous sommes le responsable du traitement des données de votre compte.
• Candidats — les personnes invitées à un entretien par une entreprise qui utilise Kira-AI. Pour les données d’entretien des candidats, l’employeur est le responsable du traitement et nous agissons sur ses instructions. Pour en savoir plus sur vos données d’entretien et vos droits, consultez notre Notice de confidentialité des candidats.

Nous sommes le responsable du traitement des données nécessaires à notre activité : votre compte et votre profil, votre espace de travail et ses paramètres, les membres de l’équipe et les invitations, les données de facturation et d’abonnement, les e-mails transactionnels que nous vous envoyons, les échanges avec l’assistance, ainsi que les données de sécurité et d’audit décrites ci-dessous.

Nous sommes sous-traitant pour tout ce qui relève du processus de recrutement : les candidats, leurs entretiens, enregistrements, transcriptions, fiches d’évaluation et les notes des recruteurs à leur sujet. Le client décide des postes à publier, des personnes à inviter, des questions à poser, de la façon d’évaluer les candidats et des suites à donner. Nous traitons ces données uniquement pour fournir le service, sur les instructions documentées du client.

Si un candidat demande séparément une invitation à donner un avis sur la plateforme, Kira-AI agit en tant que responsable du traitement uniquement pour les données limitées de contact et de consentement utilisées pour cette demande.

Les conditions de sous-traitance sont définies séparément dans notre Accord de traitement des données.

Nous recueillons les informations suivantes pour créer et gérer votre compte :

• Identité et connexion — adresse e-mail, nom affiché, photo de profil facultative, langue de l’interface et données d’authentification conservées par notre fournisseur de base de données (empreinte de hachage du mot de passe, sessions de connexion et journal de sécurité propre à ce fournisseur, qui enregistre les adresses IP).
• Espace de travail — nom de l’entreprise, logo, couleur de marque, noms des clients et informations sur l’entreprise que vous fournissez pour guider les entretiens.
• Équipe — membres, propriétaire de l’espace de travail, invitations envoyées (adresse e-mail, jeton d’invitation haché, expiration) et dates d’arrivée ou de retrait des membres.
• Applications IA connectées — application connectée, date de votre autorisation et données d’autorisation nécessaires au maintien de la connexion.
• Facturation — votre abonnement, votre formule et vos compteurs d’utilisation. Les données de carte bancaire sont traitées par notre prestataire de paiement et ne parviennent jamais à nos serveurs.
• E-mails que nous vous envoyons — adresse du destinataire, type de message, modèle et référence de livraison.

Lorsque vous créez un espace de travail, nous enregistrons aussi les paramètres de campagne (balises UTM), le site référent et la première page par lesquels vous avez découvert notre site, sur la base de nos intérêts légitimes à comprendre quelles campagnes fonctionnent ; aucun cookie n’est utilisé à cette fin.

La démo publique

Si vous essayez la démo, nous recueillons votre adresse e-mail vérifiée, votre préférence concernant les nouveautés produit, ainsi que l’enregistrement et la transcription de l’entretien. Kira-AI est responsable de ces données. Les entretiens de démo ne sont ni notés ni partagés avec des entreprises qui recrutent. Nous vous envoyons des nouveautés produit uniquement si vous y consentez. Nous enregistrons aussi les paramètres de campagne (balises UTM), le site référent et la première page par lesquels vous avez découvert la démo, sur la même base (intérêts légitimes) et sans cookie. Pour demander la suppression de ces données, écrivez à support@getkira.com.

Ce que nous ne collectons pas

Nous utilisons une version hachée de votre adresse IP pour limiter les requêtes répétées. Ces données de sécurité sont conservées 24 heures. Nous n’enregistrons pas d’empreinte numérique du navigateur ou de l’appareil. La mesure facultative ne commence qu’après consentement dans l’EEE, au Royaume-Uni, en Suisse, au Brésil, en Inde, en Chine, en Corée du Sud, au Québec et en Californie. Ailleurs, elle est activée par défaut, sur la base de nos intérêts légitimes à mesurer quelles publicités génèrent des inscriptions et des paiements et à vous montrer des publicités Kira-AI ailleurs. Vous pouvez la désactiver à tout moment dans « Paramètres des cookies » en choisissant « Refuser les facultatifs ». Ce choix arrête toute collecte future et tout export vers Google Ads. En dehors des régions où le consentement préalable est requis, le refus dure 6 mois ; ensuite, si le navigateur ne conserve plus ce refus, la mesure est de nouveau activée par défaut jusqu’à votre prochain refus. Un signal Global Privacy Control du navigateur vous fait bénéficier du régime de consentement préalable. Nous utilisons la localisation approximative issue de la recherche d’adresse IP de notre hébergeur uniquement pour déterminer le régime applicable, sans la conserver. Google Analytics mesure l’utilisation du site public et de l’application pour les recruteurs après connexion ; dans l’application, la mesure transmet des modèles de chemins plutôt que des identifiants de fiches ou des titres de pages. Google Analytics ne mesure jamais les pages destinées aux candidats, les pages d’entretien, la démo publique, les pages carrière publiques, les pages de connexion et de prise en main, ni les pages juridiques. Sur le site public, le même choix permet aussi à PostHog de consigner les pages vues, les clics et le défilement, et d’enregistrer chaque visite ; ces enregistrements masquent toute saisie dans les champs de formulaire et PostHog ne fonctionne pas dans l’application pour les recruteurs. Nous pouvons aussi conserver un identifiant de clic Google et des balises de source pendant 90 jours au maximum, et transmettre à Google Ads les inscriptions d’espaces de travail et les premiers paiements. Nous ne transmettons à cette fin aucune adresse e-mail, aucun numéro de téléphone, aucune donnée de candidat ni aucun contenu d’entretien. Sur le site public uniquement, le même choix permet aussi à Google Ads et à Meta de reconnaître votre navigateur, afin de vous montrer des publicités Kira-AI ailleurs. Pour cette collecte, Kira-AI et Meta sont responsables conjoints du traitement ; la politique de Meta couvre son utilisation ultérieure de ces données. Google Signals reste désactivé. Le chat d’assistance fonctionne aussi dans votre navigateur et reçoit votre adresse IP. Les cookies du chat gardent votre conversation accessible lorsque vous ouvrez le chat — voir la Politique de cookies.

Les vidéos intégrées au Centre d’aide et au blog utilisent le lecteur YouTube en mode de confidentialité avancé, qui se connecte à YouTube à l’ouverture de la page. Google reçoit alors votre adresse IP et peut utiliser des cookies ou le stockage du navigateur pour permettre la lecture. La vidéo n’autorise pas la mesure publicitaire de Kira-AI et ne modifie pas votre choix de cookies.

Nos prestataires d’hébergement, de stockage et d’e-mail conservent aussi des journaux d’infrastructure pouvant inclure des adresses IP.

Nous traitons les données suivantes des candidats pour le compte de l’entreprise qui recrute :

• Identité — nom (facultatif), adresse e-mail et numéro de référence interne.
• Invitation et consentement — données d’invitation, jeton d’accès haché et code de vérification à usage unique haché, ainsi que la version exacte, la langue et l’horodatage du consentement donné par le candidat.
• Entretien — horodatages du début, de l’activité et de la fin, langue de l’entretien, questions prévues auxquelles le candidat a répondu ou qu’il a passées, et référence chiffrée de la session du fournisseur d’IA.
• Audio — enregistrements audio séparés du candidat et de l’interlocutrice IA. Nous n’enregistrons pas de vidéo et ne demandons pas l’accès à la caméra.
• Transcription — texte de l’entretien indiquant qui a parlé et à quel moment.
• Fiche d’évaluation — scores pour chaque critère d’évaluation, explications, citations de la transcription à l’appui, points forts, lacunes et informations factuelles pertinentes. Nous enregistrons aussi le modèle et la version des instructions utilisés pour la produire.
• Contributions humaines — notes attribuées par les recruteurs, annotations et commentaires, étape du recrutement et tout motif de refus enregistré.
• Retours des candidats — note en étoiles et commentaire libre facultatifs sur le déroulement de l’entretien.

Kira-AI n’accepte pas l’import de CV ou de documents.

Si vous demandez une invitation à donner un avis, Kira-AI agit en tant que responsable du traitement de cette demande sur la base de votre consentement. Nous partageons votre adresse e-mail vérifiée et une référence d’avis avec Trustpilot pour que ce prestataire vous envoie une invitation. Nous ne partageons ni l’enregistrement de votre entretien, ni sa transcription, ni votre évaluation, ni l’issue du recrutement, ni les informations sur l’entreprise qui recrute.

Nous conservons des données limitées de consentement et d’invitation pour répondre à votre demande et éviter les invitations en double. Vous pouvez retirer votre consentement ou demander la suppression en écrivant à support@getkira.com. Cela ne permet pas de rappeler un e-mail déjà envoyé. Trustpilot traite les données d’invitation pour notre compte et agit séparément en tant que responsable du traitement pour tout compte ou avis public que vous créez, conformément à sa Politique de confidentialité.

Les enregistrements, transcriptions et fiches d’évaluation sont conservés jusqu’à leur suppression. Ils n’expirent pas automatiquement. L’entreprise qui recrute est responsable du choix de la durée de conservation des données d’entretien des candidats.

Durées de conservation des différents types de données :

Après suppression, nous conservons des registres de suppression pseudonymisés pendant 24 mois et des journaux de livraison des e-mails transactionnels pendant 30 jours. Selon les conditions générales de nos prestataires, les contenus traités par Gemini peuvent rester dans les registres de surveillance des abus de Google pendant 55 jours ; Resend conserve les e-mails et les journaux pendant 30 jours, et les sauvegardes pendant 7 jours. Ces copies conservées sont distinctes de la base de données active et du stockage de fichiers de Kira-AI. Les obligations légales de conservation, notamment en matière de facturation, s’appliquent également.

Kira-AI s’appuie sur un petit nombre de prestataires nommément désignés. Voici la liste complète des parties qui reçoivent des données à caractère personnel, avec les données reçues par chacune.

Trustpilot peut conserver les données d’invitation pendant deux ans au maximum, sauf si nous demandons leur suppression anticipée. Les avis publics sont traités séparément conformément à la Politique de confidentialité de Trustpilot.

La mesure facultative de Google ne fonctionne pas sur les pages des candidats ou des entretiens et ne reçoit aucun contenu relatif aux candidats ou aux entretiens. Google Ads reçoit uniquement les données facultatives de pages vues sur le site, de clic et de résultats commerciaux décrites ci-dessus. Les balises publicitaires et le remarketing fonctionnent uniquement sur le site public, jamais dans l’application pour les recruteurs ni sur les pages des candidats. Il n’y a ni enregistrement de session en dehors du site public, ni prestataire distinct de conversion de la parole en texte : la transcription est produite par le modèle qui mène l’entretien.

Notre base de données d’entretiens et notre stockage audio se trouvent dans l’UE.

L’API Gemini de Google traite l’audio des entretiens, les transcriptions et les instructions d’évaluation. Ce traitement peut avoir lieu hors de l’Espace économique européen (EEE).

Notre application est hébergée à Francfort, mais notre hébergeur peut acheminer les requêtes par d’autres pays.

Resend stocke les données d’e-mail, dont les adresses des destinataires et le contenu des messages, aux États-Unis.

Nous ne transférerons des données à caractère personnel hors de l’EEE que si le droit applicable en matière de protection des données l’autorise, sur le fondement d’une décision d’adéquation applicable ou de garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne.

Kira-AI ne prend pas de décisions de recrutement. Ce n’est pas un argument marketing ; c’est ainsi que le système est conçu, et cela a été vérifié dans le code avant la rédaction de cette page.

• Le modèle produit des éléments factuels, pas des verdicts. Il a pour instruction de ne jamais recommander d’embaucher, de refuser, de faire avancer ou de classer un candidat, et de ne jamais émettre de jugement global. Il fournit des scores par critère, accompagnés de justifications écrites et de citations exactes, les résultats des prérequis, ainsi que de courtes listes de points forts et de lacunes.
• Le niveau global affiché sur une fiche d’évaluation est calculé par notre propre code à partir de la moyenne arithmétique des scores par critère, chaque critère noté ayant le même poids. Il s’agit d’une indication de tri. Elle ne modifie en rien le statut du candidat.
• Il n’existe aucun refus automatique, aucun passage automatique à l’étape suivante ni aucun seuil de score qui modifie le statut d’un candidat. Seul un humain membre de l’espace de travail et connecté peut changer l’étape d’un candidat — et notamment enregistrer une embauche ou un refus — et cette action lui est attribuée dans le fil d’activité de l’espace de travail. Ce fil n’est pas un journal d’audit — voir « Durée de conservation ». Le service de notation est techniquement incapable de modifier le statut d’un candidat ; il ne dispose pas de cette autorisation.
• Il est expressément interdit au modèle de déduire ou de mentionner la personnalité, le caractère, les émotions, l’humeur, l’attitude, l’assurance, la nervosité, l’adéquation à la culture de l’entreprise ou toute caractéristique protégée, et d’interpréter les pauses, les hésitations, l’accent, la grammaire ou le vocabulaire, sauf si un critère évalue la maîtrise de la langue. Le produit ne comporte aucune fonction d’analyse des émotions, des sentiments ou de la voix, et l’étape de notation reçoit le texte de l’entretien, pas l’audio.

Sur cette base, nous considérons que le produit ne prend pas de décisions produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires au sens de l’article 22 du RGPD. L’employeur reste responsable de sa décision et de l’information des candidats sur l’utilisation de l’IA dans son processus.

Nous protégeons les données à caractère personnel au moyen des mesures suivantes :

• Des contrôles d’accès qui séparent les données de chaque espace de travail.
• Un stockage audio privé et un accès à la lecture limité dans le temps.
• Le chiffrement et le hachage des identifiants sensibles et des codes d’accès.
• Un traitement audio qui n’écrit pas l’audio sur le disque du serveur relais et n’inclut aucun contenu d’entretien dans ses journaux.
• Un accès restreint et journalisé du personnel aux données des clients, avec conservation des journaux d’accès pendant 24 mois.
• Des registres de suppression et des vérifications confirmant le retrait des fichiers stockés.

Vous pouvez demander la suppression de votre compte depuis votre Profil dans Kira-AI. Si vous possédez un espace de travail, cela supprime aussi l’espace de travail et met fin à son abonnement. Les autres membres conservent leur compte personnel. Si vous souhaitez que votre équipe conserve l’espace de travail, contactez l’assistance avant de supprimer votre compte.

Si vous disposez d’un compte chez nous, vous bénéficiez des droits prévus par le RGPD : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit d’opposition et droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci. Écrivez à support@getkira.com ; nous vous répondrons dans un délai d’un mois.

Si vous passez un entretien de recrutement, contactez l’entreprise qui vous a envoyé l’invitation pour exercer vos droits en matière de protection des données. Vous pouvez aussi nous écrire par e-mail ; nous transmettrons votre demande à cette entreprise et l’aiderons à y répondre sur ses instructions. Consultez notre Notice de confidentialité des candidats.

Vous pouvez déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, notamment l’autorité espagnole, l’Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), ou auprès de l’autorité du lieu où vous résidez ou travaillez.

Nous publierons ici les modifications importantes de cette politique et, si elles affectent le traitement des données des clients, nous en informerons les propriétaires des espaces de travail par e-mail.

Volodymyr Terekhov exploite Kira-AI. Notre adresse postale figure dans les Conditions d’utilisation. Contact : support@getkira.com.