Política de privacidad

Esta política explica cómo Kira-AI («nosotros») trata los datos personales en nuestra web, en nuestra app para reclutadores y durante las entrevistas por voz con IA.

• Reclutadores y sus compañeros —personas que tienen una cuenta con nosotros—. Somos el responsable del tratamiento de los datos de tu cuenta.
• Candidatos —personas a las que una empresa que usa Kira-AI invita a una entrevista—. La empresa empleadora es la responsable del tratamiento de los datos de las entrevistas de los candidatos y nosotros actuamos siguiendo sus instrucciones. Para informarte sobre los datos de tu entrevista y tus derechos, lee nuestra página Privacidad para candidatos.

Somos el responsable del tratamiento de los datos que necesitamos para desarrollar nuestra actividad: tu cuenta y perfil, tu espacio de trabajo y sus ajustes, los miembros del equipo y las invitaciones, los registros de facturación y suscripciones, los correos transaccionales que te enviamos, la correspondencia con soporte y los registros de seguridad y auditoría que se describen a continuación.

Somos un encargado del tratamiento de todo lo que forma parte de un proceso de selección: los candidatos, sus entrevistas, grabaciones, transcripciones, fichas de evaluación y las notas que los reclutadores escriben sobre ellos. El cliente decide qué puestos anuncia, a quién invita, qué pregunta, cómo evalúa a los candidatos y qué sucede después. Tratamos esos datos únicamente para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones documentadas del cliente.

Si un candidato solicita por separado una invitación para reseñar la plataforma, Kira-AI actúa como responsable del tratamiento únicamente de los datos limitados de contacto y consentimiento que se usan para esa solicitud.

Las condiciones aplicables al encargado del tratamiento se establecen por separado en nuestro Acuerdo de tratamiento de datos.

Recogemos la siguiente información para ofrecerte y gestionar tu cuenta:

• Identidad e inicio de sesión —dirección de correo electrónico, nombre visible, foto de perfil opcional, idioma de la interfaz y registros de autenticación que conserva nuestro proveedor de base de datos (hash de la contraseña, sesiones iniciadas y el registro de seguridad del propio proveedor, que sí registra direcciones IP)—.
• Espacio de trabajo —nombre de la empresa, logotipo, color de marca, nombres de clientes e información de la empresa que facilitas para orientar las entrevistas—.
• Equipo —quiénes son miembros, quién tiene la titularidad del espacio de trabajo, las invitaciones que has enviado (dirección de correo electrónico, token de invitación convertido en hash y caducidad) y cuándo se incorporó o se eliminó a cada persona—.
• Apps de IA conectadas —qué app conectaste, cuándo la autorizaste y los registros de autorización necesarios para mantener la conexión—.
• Facturación —tu suscripción, plan y recuentos de uso—. Nuestro proveedor de pagos gestiona los datos de la tarjeta, que nunca llegan a nuestros servidores.
• Correos que te enviamos —dirección del destinatario, tipo de mensaje, plantilla y referencia de entrega—.

Cuando creas un espacio de trabajo, también registramos las etiquetas de campaña (etiquetas UTM), la web de origen y la primera página por la que llegaste a nosotros, sobre la base de nuestros intereses legítimos en saber qué campañas funcionan; no usamos ninguna cookie para ello.

La demo pública

Si pruebas la demo, recogemos tu dirección de correo electrónico verificada, tu preferencia sobre las novedades de producto y la grabación y transcripción de la entrevista. Kira-AI es responsable de estos datos. Las entrevistas de la demo no se puntúan ni se comparten con empresas que buscan personal. Solo enviamos novedades de producto si das tu consentimiento. También registramos las etiquetas de campaña (etiquetas UTM), la web de origen y la primera página por la que llegaste a la demo, sobre la misma base de intereses legítimos y sin cookies. Para solicitar la eliminación, escribe a support@getkira.com.

Qué no recogemos

Usamos una versión de tu dirección IP convertida en hash para limitar las solicitudes repetidas. Conservamos estos registros de seguridad durante 24 horas. No registramos huellas digitales del navegador ni del dispositivo. En el EEE, Reino Unido, Suiza, Brasil, India, China, Corea del Sur, Quebec y California, la medición opcional solo comienza tras obtener el consentimiento. En los demás territorios está activada por defecto, sobre la base de nuestros intereses legítimos en medir qué anuncios generan registros y pagos, y en mostrar anuncios de Kira-AI en otros sitios. Puedes desactivarla en cualquier momento desde «Ajustes de cookies», eligiendo «Rechazar opcionales». Esto detiene la recogida futura y las exportaciones a Google Ads. Fuera de los territorios donde se exige consentimiento previo, el rechazo dura 6 meses; después, si el navegador ya no conserva el rechazo, la medición vuelve a activarse por defecto hasta que vuelvas a rechazarla. Si el navegador emite una señal Global Privacy Control, se te aplica el régimen de consentimiento previo. Usamos la ubicación aproximada obtenida mediante la consulta de IP de nuestro proveedor de alojamiento solo para elegir qué régimen se aplica, y no la almacenamos. Google Analytics mide el uso de la web pública y de la app para reclutadores con sesión iniciada; la medición de la app envía plantillas de rutas en lugar de identificadores de registros o títulos de páginas. Google Analytics nunca mide las páginas de candidatos, entrevistas, demo pública, inicio de sesión o primeros pasos, ni las páginas públicas de empleo o las páginas legales. En la web pública, la misma elección también permite a PostHog registrar las páginas vistas, los clics y los desplazamientos, y grabar cada visita; las grabaciones ocultan todo lo que se escribe en los campos de los formularios, y PostHog no se ejecuta en la app para reclutadores. También podemos conservar un identificador de clic de Google y etiquetas de origen durante un máximo de 90 días, y comunicar a Google Ads si se ha creado un espacio de trabajo y si se ha hecho el primer pago. No enviamos direcciones de correo electrónico, números de teléfono, datos de candidatos ni contenido de entrevistas para este fin. Solo en la web pública, la misma elección también permite que Google Ads y Meta reconozcan tu navegador para que podamos mostrarte anuncios de Kira-AI en otros sitios. Para esa recogida de datos, Kira-AI y Meta son corresponsables del tratamiento; el uso posterior por parte de Meta se rige por su propia política. Google Signals permanece desactivado. El chat de soporte también se ejecuta en tu navegador y recibe tu dirección IP. Las cookies del chat mantienen disponible tu conversación cuando lo abres —consulta la Política de cookies—.

Los vídeos insertados en la ayuda y el blog usan el reproductor de YouTube con privacidad mejorada, que se conecta a YouTube al abrir la página. Google recibe entonces tu dirección IP y puede usar cookies o el almacenamiento del navegador para reproducirlos. El vídeo no habilita la medición publicitaria de Kira-AI ni cambia tu elección de cookies.

Nuestros proveedores de alojamiento, almacenamiento y correo electrónico también conservan registros de infraestructura que pueden incluir direcciones IP.

Tratamos los siguientes datos de los candidatos por cuenta de la empresa que busca personal:

• Identidad —nombre (opcional), dirección de correo electrónico y un número de referencia interno—.
• Invitación y consentimiento —el registro de la invitación, un token de acceso y un código de verificación de un solo uso, ambos convertidos en hash, además de la versión exacta, el idioma y la marca de tiempo del consentimiento que dio el candidato—.
• La entrevista —marcas de tiempo de inicio, actividad y finalización, idioma de la entrevista, preguntas del plan que se respondieron o se omitieron y una referencia cifrada a la sesión del proveedor de IA—.
• Audio —grabaciones de audio separadas del candidato y de la entrevistadora de IA—. No grabamos vídeo ni solicitamos acceso a la cámara.
• Transcripción —el texto de la entrevista, con indicación de quién habló y cuándo—.
• Ficha de evaluación —puntuaciones de cada criterio de evaluación, explicaciones, citas de la transcripción que las respaldan, puntos fuertes, carencias e información factual pertinente—. También registramos el modelo y la versión de las instrucciones usados para generarla.
• Aportaciones humanas —valoraciones, notas y comentarios de los reclutadores, fase del proceso de selección y cualquier motivo de descarte registrado—.
• Comentarios del candidato —una valoración opcional con estrellas y un comentario de texto libre sobre la experiencia de la entrevista—.

Kira-AI no permite subir CV ni documentos.

Si solicitas una invitación para escribir una reseña, Kira-AI actúa como responsable del tratamiento de esa solicitud y se basa en tu consentimiento. Compartimos tu dirección de correo electrónico verificada y una referencia de reseña con Trustpilot para que pueda enviarte una invitación. No compartimos la grabación, transcripción ni evaluación de tu entrevista, el resultado del proceso de selección ni los datos de la empresa que busca personal.

Conservamos un registro limitado del consentimiento y de la invitación para atender tu solicitud y evitar invitaciones duplicadas. Puedes retirar el consentimiento o solicitar la eliminación escribiendo a support@getkira.com. Esto no permite retirar un correo ya enviado. Trustpilot trata los datos de la invitación por nuestra cuenta y, conforme a su Política de privacidad, actúa por separado como responsable del tratamiento de cualquier cuenta o reseña pública que crees.

Las grabaciones, transcripciones y fichas de evaluación se conservan hasta que se eliminan. No caducan automáticamente. La empresa que busca personal es responsable de decidir cuánto tiempo conserva los datos de las entrevistas de los candidatos.

Cuánto tiempo conservamos cada tipo de datos:

Tras la eliminación, conservamos registros seudonimizados de la eliminación durante 24 meses y registros de entrega de correos transaccionales durante 30 días. Conforme a las condiciones estándar de nuestros proveedores, el contenido tratado por Gemini puede permanecer en los registros de control de abusos de Google durante 55 días; Resend conserva los correos y registros durante 30 días y las copias de seguridad durante 7 días. Estas copias conservadas son independientes de la base de datos activa y del almacenamiento de archivos de Kira-AI. También se aplica la conservación de datos de facturación y por motivos legales conforme a la ley.

Kira-AI utiliza un número reducido de proveedores identificados. Esta es la lista completa de las entidades que reciben datos personales y de lo que recibe cada una.

Trustpilot puede conservar los datos de las invitaciones durante un máximo de dos años, salvo que solicitemos antes su eliminación. Las reseñas públicas se gestionan por separado conforme a la Política de privacidad de Trustpilot.

La medición opcional de Google no se ejecuta en las páginas de candidatos o entrevistas ni recibe contenido de candidatos o entrevistas. Google Ads solo recibe los datos opcionales de páginas vistas en la web, clics y resultados comerciales descritos anteriormente. Las etiquetas publicitarias y el remarketing solo se ejecutan en la web pública, nunca en la app para reclutadores ni en las páginas de candidatos. No hay reproducción de sesiones fuera de la web pública ni un proveedor independiente de conversión de voz a texto: la transcripción la genera el mismo modelo que realiza la entrevista.

Nuestra base de datos de entrevistas y el almacenamiento de audio están en la UE.

La API Gemini de Google trata el audio de las entrevistas, las transcripciones y las instrucciones de evaluación. Este tratamiento puede realizarse fuera del Espacio Económico Europeo (EEE).

Nuestra app está alojada en Fráncfort, aunque nuestro proveedor de alojamiento puede dirigir las solicitudes a través de otros países.

Resend almacena los datos de correo electrónico, incluidas las direcciones de los destinatarios y el contenido de los mensajes, en Estados Unidos.

Solo transferiremos datos personales fuera del EEE cuando lo permita la legislación de protección de datos aplicable, mediante una decisión de adecuación aplicable o garantías adecuadas, como las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

Kira-AI no toma decisiones de contratación. No es un mensaje comercial: así está construido el sistema, y se comprobó en el código antes de redactar esta página.

• El modelo genera evidencia, no veredictos. Tiene instrucciones de no recomendar nunca contratar, descartar, hacer avanzar ni clasificar a nadie, y de no emitir nunca un juicio global. Devuelve puntuaciones por criterio con justificaciones escritas y citas textuales, resultados de los requisitos imprescindibles y listas breves de puntos fuertes y carencias.
• Nuestro propio código calcula el resultado global que muestra la ficha de evaluación como la media aritmética de las puntuaciones de los criterios, con el mismo peso para cada criterio puntuado. Es una etiqueta para orientar la revisión inicial. No cambia en nada el estado del candidato.
• No hay descartes ni avances automáticos, ni existe ningún umbral de puntuación que cambie el estado de un candidato. Solo una persona que sea miembro del espacio de trabajo y haya iniciado sesión puede cambiar de fase a un candidato —y, en particular, registrar su contratación o descarte—, y la acción se atribuye a esa persona en la actividad del espacio de trabajo. Esa actividad no es un registro de auditoría —consulta «Cuánto tiempo los conservamos»—. El servicio de puntuación es técnicamente incapaz de modificar el estado de un candidato; no dispone de ese permiso.
• Se prohíbe expresamente al modelo inferir o mencionar la personalidad, el carácter, las emociones, el estado de ánimo, la actitud, la seguridad en uno mismo, el nerviosismo, la afinidad con la cultura de la empresa o cualquier característica protegida, así como atribuir significado a las pausas, vacilaciones, el acento, la gramática o el vocabulario, salvo que un criterio puntúe el dominio del idioma. El producto no tiene funciones de análisis de emociones, sentimientos ni voz, y la fase de puntuación recibe el texto de la entrevista, no el audio.

Por ello, no consideramos que el producto tome decisiones que produzcan efectos jurídicos o afecten de modo similar y significativo a una persona, en el sentido del art. 22 del RGPD. La empresa empleadora sigue siendo responsable de la decisión que toma y de informar a los candidatos de que usa IA en su proceso.

Protegemos los datos personales mediante:

• Controles de acceso que mantienen separados los datos de cada espacio de trabajo.
• Almacenamiento privado de audio y acceso a la reproducción limitado en el tiempo.
• Cifrado y funciones hash para los identificadores sensibles y los códigos de acceso.
• Tratamiento del audio que no lo escribe en el disco del servidor de retransmisión ni incluye contenido de las entrevistas en sus registros.
• Acceso restringido y registrado del personal a los datos del cliente, con registros de acceso que se conservan durante 24 meses.
• Registros de eliminación y comprobaciones que confirman que se han eliminado los archivos almacenados.

Puedes solicitar la eliminación de tu cuenta desde tu Perfil en Kira-AI. Si tienes la titularidad de un espacio de trabajo, esto también elimina el espacio y pone fin a su suscripción. Los demás miembros conservan sus cuentas personales. Si quieres que tu equipo conserve el espacio de trabajo, contacta con soporte antes de eliminar tu cuenta.

Si tienes una cuenta con nosotros, te corresponden los derechos que reconoce el RGPD: derecho de acceso, de rectificación, derecho de supresión, de limitación del tratamiento, derecho a la portabilidad de los datos, derecho de oposición y derecho a retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en él. Escribe a support@getkira.com y responderemos en el plazo de un mes.

Si una empresa te ha invitado a una entrevista, contacta con ella para ejercer tus derechos de privacidad. También puedes escribirnos; remitiremos tu solicitud a esa empresa y ayudaremos a atenderla siguiendo sus instrucciones. Consulta nuestra página Privacidad para candidatos.

Puedes presentar una reclamación ante una autoridad de control, incluida la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), o la autoridad del lugar donde vivas o trabajes.

Publicaremos aquí los cambios sustanciales de esta política y, cuando afecten al tratamiento de los datos del cliente, notificaremos por correo electrónico a quienes tengan la titularidad de los espacios de trabajo.

Kira-AI es un servicio de Volodymyr Terekhov. Nuestra dirección postal figura en las Condiciones de uso. Contacto: support@getkira.com.