Polityka prywatności

Ta polityka wyjaśnia, jak Kira-AI („my”) przetwarza dane osobowe na naszej stronie, w aplikacji dla rekruterów i podczas rozmów głosowych z AI.

• Rekruterzy i ich współpracownicy – osoby, które mają u nas konto. Jesteśmy administratorem danych twojego konta.
• Kandydaci – osoby zaproszone na rozmowę przez firmę korzystającą z Kira-AI. Administratorem danych z rozmów kandydatów jest pracodawca, a my działamy na jego polecenie. Informacje o danych z twojej rozmowy i twoich prawach znajdziesz w naszej klauzuli informacyjnej dla kandydatów.

Jesteśmy administratorem danych potrzebnych nam do prowadzenia działalności: twojego konta i profilu, przestrzeni roboczej i jej ustawień, członkostwa w zespole i zaproszeń, zapisów dotyczących płatności i subskrypcji, wysyłanych do ciebie e-maili transakcyjnych, korespondencji z pomocą techniczną oraz opisanych poniżej zapisów dotyczących bezpieczeństwa i audytu.

Jesteśmy podmiotem przetwarzającym wszystkie dane związane z rekrutacją: dane kandydatów, ich rozmowy, nagrania, transkrypcje, karty oceny i notatki rekruterów na ich temat. Klient decyduje, które oferty pracy publikuje, kogo zaprasza, o co pyta, jak ocenia kandydatów i co dzieje się dalej. Przetwarzamy te dane wyłącznie w celu świadczenia usługi, na udokumentowane polecenie klienta.

Jeśli kandydat osobno poprosi o zaproszenie do wystawienia opinii o platformie, Kira-AI działa jako administrator wyłącznie w odniesieniu do ograniczonego zakresu danych kontaktowych i danych o zgodzie wykorzystywanych do realizacji tej prośby.

Warunki dotyczące podmiotu przetwarzającego określa odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych.

Zbieramy następujące informacje, aby udostępniać i obsługiwać twoje konto:

• Tożsamość i logowanie – adres e-mail, nazwa wyświetlana, opcjonalne zdjęcie profilowe, język interfejsu oraz zapisy uwierzytelniania przechowywane przez dostawcę naszej bazy danych (skrót hasła, sesje logowania i własny dziennik bezpieczeństwa tego dostawcy, który rejestruje adresy IP).
• Przestrzeń robocza – nazwa firmy, logo, kolor marki, nazwy klientów i informacje o firmie, które podajesz na potrzeby prowadzenia rozmów.
• Zespół – członkowie zespołu, właściciel przestrzeni roboczej, wysłane przez ciebie zaproszenia (adres e-mail, skrót tokenu zaproszenia, termin ważności) oraz daty dołączenia i usunięcia poszczególnych osób.
• Połączone aplikacje AI – połączona aplikacja, data zatwierdzenia połączenia i zapisy autoryzacji potrzebne do jego utrzymania.
• Płatności – subskrypcja, plan i dane o wykorzystaniu usługi. Dane karty obsługuje nasz dostawca płatności i nigdy nie trafiają one na nasze serwery.
• E-maile, które ci wysyłamy – adres odbiorcy, typ wiadomości, szablon i identyfikator doręczenia.

Gdy tworzysz przestrzeń roboczą, zapisujemy też oznaczenia kampanii (tagi UTM), stronę odsyłającą i pierwszą odwiedzoną stronę, dzięki którym do nas trafiasz. Podstawą są nasze prawnie uzasadnione interesy polegające na ustaleniu, które kampanie są skuteczne; nie używamy do tego cookies.

Publiczne demo

Jeśli wypróbujesz demo, zbieramy twój zweryfikowany adres e-mail, preferencje dotyczące nowości produktowych oraz nagranie i transkrypcję rozmowy. Za te dane odpowiada Kira-AI. Rozmowy w demo nie są oceniane ani udostępniane firmom prowadzącym rekrutację. Informacje o nowościach produktowych wysyłamy tylko za twoją zgodą. Zapisujemy też oznaczenia kampanii (tagi UTM), stronę odsyłającą i pierwszą odwiedzoną stronę, dzięki którym trafiasz do demo, na tej samej podstawie prawnie uzasadnionych interesów i bez cookies. Aby poprosić o usunięcie danych, napisz na support@getkira.com.

Czego nie zbieramy

Używamy skrótu twojego adresu IP, aby ograniczać powtarzające się żądania. Te zapisy dotyczące bezpieczeństwa przechowujemy przez 24 godziny. Nie rejestrujemy cyfrowych odcisków przeglądarki ani urządzenia. W EOG, Wielkiej Brytanii, Szwajcarii, Brazylii, Indiach, Chinach, Korei Południowej, Quebecu i Kalifornii opcjonalne pomiary rozpoczynają się dopiero po wyrażeniu zgody. W pozostałych regionach są domyślnie włączone na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów polegających na mierzeniu, które reklamy prowadzą do rejestracji i płatności, oraz na wyświetlaniu reklam Kira-AI w innych miejscach. Możesz je wyłączyć w każdej chwili: otwórz „Ustawienia cookies” i wybierz „Odrzuć opcjonalne”. Wstrzyma to dalsze zbieranie danych i eksport do Google Ads. Poza regionami wymagającymi uprzedniej zgody odmowa obowiązuje przez 6 miesięcy; po tym czasie, jeśli przeglądarka nie przechowuje już odmowy, pomiary są ponownie domyślnie włączone aż do kolejnej odmowy. Sygnał Global Privacy Control w przeglądarce powoduje zastosowanie wariantu wymagającego uprzedniej zgody. Przybliżoną lokalizację ustaloną na podstawie adresu IP przez naszego dostawcę hostingu wykorzystujemy wyłącznie do wyboru właściwego wariantu i jej nie przechowujemy. Google Analytics mierzy korzystanie z publicznej strony i aplikacji dla zalogowanych rekruterów; pomiary w aplikacji przesyłają szablony ścieżek zamiast identyfikatorów rekordów lub tytułów stron. Google Analytics nigdy nie obejmuje stron kandydatów, rozmów, publicznego demo, publicznych stron kariery, logowania, konfiguracji początkowej ani stron z dokumentami prawnymi. Na publicznej stronie ten sam wybór pozwala też PostHog rejestrować odsłony, kliknięcia, przewijanie i nagranie każdej wizyty; nagrania ukrywają wszystko, co wpisano w pola formularzy, a PostHog nie działa w aplikacji dla rekruterów. Możemy też przechowywać identyfikator kliknięcia Google i tagi źródła przez maksymalnie 90 dni oraz przesyłać do Google Ads informacje o rejestracji przestrzeni roboczej i pierwszej płatności. W tym celu nie wysyłamy adresów e-mail, numerów telefonów, danych kandydatów ani treści rozmów. Wyłącznie na publicznej stronie ten sam wybór pozwala też Google Ads i Meta rozpoznawać twoją przeglądarkę, byśmy mogli wyświetlać ci reklamy Kira-AI w innych miejscach. Kira-AI i Meta są współadministratorami danych zbieranych w ten sposób; późniejsze wykorzystanie tych danych przez Meta podlega jej własnej polityce. Google Signals pozostaje wyłączone. Czat pomocy również działa w twojej przeglądarce i otrzymuje twój adres IP. Cookies czatu zapewniają dostęp do korespondencji po otwarciu czatu – zobacz Politykę cookies.

Filmy osadzone w pomocy i na blogu korzystają z odtwarzacza YouTube w trybie zwiększonej prywatności, który łączy się z YouTube po otwarciu strony. Google otrzymuje wtedy twój adres IP i może używać cookies lub pamięci przeglądarki do odtwarzania. Film nie umożliwia pomiarów reklamowych Kira-AI ani nie zmienia twoich ustawień cookies.

Nasi dostawcy hostingu, przechowywania danych i poczty elektronicznej prowadzą również dzienniki infrastruktury, które mogą zawierać adresy IP.

W imieniu firmy prowadzącej rekrutację przetwarzamy następujące dane kandydatów:

• Tożsamość – imię i nazwisko (opcjonalnie), adres e-mail i wewnętrzny numer identyfikacyjny.
• Zaproszenie i zgoda – zapis zaproszenia, skrót tokenu dostępu i skrót jednorazowego kodu weryfikacyjnego, a także dokładna wersja, język i znacznik czasu zgody wyrażonej przez kandydata.
• Rozmowa – znaczniki czasu rozpoczęcia, aktywności i zakończenia, język rozmowy, informacja o tym, na które zaplanowane pytania udzielono odpowiedzi, a które pominięto, oraz zaszyfrowane odwołanie do sesji u dostawcy AI.
• Dźwięk – oddzielne nagrania dźwiękowe kandydata i rekruterki AI. Nie nagrywamy wideo ani nie prosimy o dostęp do kamery.
• Transkrypcja – tekst rozmowy wraz z informacją, kto i kiedy mówił.
• Karta oceny – oceny każdego kryterium, wyjaśnienia, cytaty z transkrypcji stanowiące podstawę oceny, mocne strony, braki i istotne informacje faktyczne. Zapisujemy też model i wersję promptu użyte do jej utworzenia.
• Dane wprowadzane przez rekruterów – oceny, notatki i komentarze rekruterów, etap rekrutacji oraz zapisany powód odrzucenia, jeśli go podano.
• Informacja zwrotna od kandydata – opcjonalna ocena w gwiazdkach i komentarz tekstowy o wrażeniach z rozmowy.

Kira-AI nie przyjmuje przesyłanych plików CV ani dokumentów.

Jeśli poprosisz o zaproszenie do wystawienia opinii, Kira-AI działa jako administrator w odniesieniu do tej prośby i opiera się na twojej zgodzie. Przekazujemy serwisowi Trustpilot twój zweryfikowany adres e-mail i identyfikator opinii, aby mógł wysłać ci zaproszenie. Nie udostępniamy nagrania twojej rozmowy, transkrypcji, oceny, wyniku rekrutacji ani danych firmy prowadzącej rekrutację.

Przechowujemy ograniczony zapis zgody i zaproszenia, aby zrealizować twoją prośbę i zapobiec ponownemu wysłaniu zaproszeń. Możesz wycofać zgodę lub zażądać usunięcia danych, pisząc na support@getkira.com. Nie spowoduje to wycofania już wysłanego e-maila. Trustpilot przetwarza dane zaproszenia w naszym imieniu, a odrębnie jest administratorem danych konta, które utworzysz, lub publicznej opinii, którą opublikujesz, zgodnie ze swoją Polityką prywatności.

Nagrania, transkrypcje i karty oceny są przechowywane do czasu usunięcia. Nie wygasają automatycznie. Firma prowadząca rekrutację odpowiada za ustalenie okresu przechowywania danych z rozmów kandydatów.

Okresy przechowywania poszczególnych rodzajów danych:

Po usunięciu danych zachowujemy spseudonimizowane zapisy usunięcia danych przez 24 miesiące, a zapisy doręczenia e-maili transakcyjnych przez 30 dni. Zgodnie ze standardowymi warunkami naszych dostawców treści przetwarzane przez Gemini mogą pozostawać w rejestrach monitorowania nadużyć Google przez 55 dni; Resend przechowuje e-maile i dzienniki przez 30 dni, a kopie zapasowe przez 7 dni. Te zachowane kopie są odrębne od aktywnej bazy danych i magazynu plików Kira-AI. Obowiązują też zgodne z prawem okresy przechowywania danych do celów rozliczeniowych i prawnych.

Kira-AI korzysta z niewielkiej liczby wskazanych dostawców. Poniżej znajduje się pełna lista podmiotów otrzymujących dane osobowe wraz z zakresem danych przekazywanych każdemu z nich.

Trustpilot może przechowywać dane zaproszenia przez maksymalnie dwa lata, chyba że poprosimy o wcześniejsze usunięcie. Publiczne opinie są obsługiwane odrębnie, zgodnie z Polityką prywatności Trustpilot.

Opcjonalne pomiary Google nie działają na stronach kandydatów ani rozmów i nie otrzymują danych kandydatów ani treści rozmów. Google Ads otrzymuje wyłącznie opisane powyżej opcjonalne dane o odsłonach strony, kliknięciach i wynikach biznesowych. Tagi reklamowe i remarketing działają wyłącznie na publicznej stronie, nigdy w aplikacji dla rekruterów ani na stronach kandydatów. Nie ma odtwarzania sesji poza publiczną stroną ani odrębnego dostawcy zamiany mowy na tekst: transkrypcję tworzy ten sam model, który prowadzi rozmowę.

Nasza baza danych rozmów i magazyn nagrań dźwiękowych znajdują się w UE.

Gemini API firmy Google przetwarza dźwięk rozmów, transkrypcje i prompty do oceny. Przetwarzanie to może odbywać się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).

Nasza aplikacja jest hostowana we Frankfurcie, ale dostawca hostingu może kierować żądania przez inne kraje.

Resend przechowuje dane e-maili, w tym adresy odbiorców i treść wiadomości, w Stanach Zjednoczonych.

Będziemy przekazywać dane osobowe poza EOG wyłącznie w przypadkach dozwolonych przez obowiązujące przepisy o ochronie danych, na podstawie mającej zastosowanie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej.

Kira-AI nie podejmuje decyzji o zatrudnieniu. To nie deklaracja marketingowa, lecz sposób działania systemu, zweryfikowany w kodzie przed napisaniem tej strony.

• Model dostarcza podstawy oceny, a nie rozstrzygnięcia. Ma instrukcję, by nigdy nie rekomendować zatrudnienia, odrzucenia, przeniesienia do kolejnego etapu ani ustalania rankingu kandydatów i nigdy nie formułować ogólnego osądu. Zwraca oceny poszczególnych kryteriów z pisemnym uzasadnieniem i dosłownymi cytatami, wyniki dotyczące wymagań obowiązkowych oraz krótkie listy mocnych stron i braków.
• Kategorię wyniku ogólnego widoczną na karcie oceny oblicza nasz kod na podstawie średniej arytmetycznej ocen kryteriów, przy czym każde ocenione kryterium ma taką samą wagę. Jest to etykieta służąca wstępnej selekcji. Nie zmienia statusu kandydata.
• Nie ma automatycznego odrzucania, automatycznego przechodzenia do kolejnego etapu ani żadnego progu oceny, który zmieniałby status kandydata. Przeniesienia kandydata – w szczególności zapisania zatrudnienia lub odrzucenia – może dokonać tylko zalogowany członek przestrzeni roboczej będący człowiekiem. Działanie jest przypisywane tej osobie w historii aktywności przestrzeni roboczej. Ta historia nie jest dziennikiem audytowym – zobacz „Jak długo przechowujemy dane”. Usługa oceniająca technicznie nie może zapisywać zmian statusu kandydata; nie ma takiego uprawnienia.
• Model ma wyraźny zakaz wnioskowania o osobowości, charakterze, emocjach, nastroju, nastawieniu, pewności siebie, zdenerwowaniu, dopasowaniu do kultury firmy lub jakiejkolwiek cesze prawnie chronionej oraz wspominania o nich. Nie może też przypisywać znaczenia pauzom, wahaniu, akcentowi, gramatyce ani słownictwu, chyba że dane kryterium ocenia biegłość językową. Produkt nie ma funkcji analizy emocji, sentymentu ani głosu, a na etapie oceny model otrzymuje tekst rozmowy, a nie dźwięk.

Na tej podstawie uznajemy, że produkt nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osobę w rozumieniu art. 22 RODO. Pracodawca pozostaje odpowiedzialny za podjętą decyzję i za poinformowanie kandydatów o wykorzystaniu AI w swoim procesie.

Chronimy dane osobowe poprzez:

• Kontrolę dostępu, która oddziela dane poszczególnych przestrzeni roboczych.
• Prywatny magazyn nagrań i ograniczony czasowo dostęp do odtwarzania.
• Szyfrowanie i tworzenie skrótów wrażliwych identyfikatorów oraz kodów dostępu.
• Przetwarzanie dźwięku bez zapisywania go na dysku serwera przekazującego dźwięk i bez umieszczania treści rozmów w jego dziennikach.
• Ograniczony i rejestrowany dostęp pracowników do danych klientów oraz przechowywanie rejestrów dostępu przez 24 miesiące.
• Zapisy usunięcia danych i kontrole potwierdzające usunięcie przechowywanych plików.

Możesz poprosić o usunięcie konta w sekcji Profil w Kira-AI. Jeśli przestrzeń robocza należy do ciebie, spowoduje to też jej usunięcie i zakończenie subskrypcji. Pozostali członkowie zachowają swoje konta osobiste. Jeśli chcesz, by zespół zachował przestrzeń roboczą, skontaktuj się z pomocą techniczną przed usunięciem konta.

Jeśli masz u nas konto, przysługują ci prawa określone w RODO: prawo dostępu, prawo do sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu oraz prawo do wycofania zgody, gdy stanowi ona podstawę przetwarzania. Napisz na support@getkira.com, a odpowiemy w ciągu jednego miesiąca.

Jeśli bierzesz udział w rekrutacji, skontaktuj się z firmą, która cię zaprosiła, aby skorzystać z praw dotyczących prywatności. Możesz też napisać do nas, a my przekażemy twoje żądanie tej firmie i pomożemy je zrealizować na jej polecenie. Zobacz naszą klauzulę informacyjną dla kandydatów.

Możesz złożyć skargę do organu nadzorczego, w tym do hiszpańskiego organu nadzorczego Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lub organu w miejscu zamieszkania albo pracy.

Będziemy publikować tutaj istotne zmiany tej polityki, a gdy zmiana wpłynie na sposób przetwarzania danych klientów, powiadomimy właścicieli przestrzeni roboczych e-mailem.

Operatorem Kira-AI jest Volodymyr Terekhov. Nasz adres pocztowy znajdziesz w Regulaminie. Kontakt: support@getkira.com.