Privacybeleid

Dit beleid legt uit hoe Kira-AI (“wij”) omgaat met persoonsgegevens op onze website, in onze recruiterapp en tijdens gesproken AI-interviews.

• Recruiters en hun collega’s — mensen die een account bij ons hebben. Voor je accountgegevens zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.
• Kandidaten — mensen die voor een interview zijn uitgenodigd door een bedrijf dat Kira-AI gebruikt. Voor interviewgegevens van kandidaten is de werkgever de verwerkingsverantwoordelijke en handelen wij volgens diens instructies. Lees onze Privacyverklaring voor kandidaten voor informatie over je interviewgegevens en rechten.

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij nodig hebben voor onze bedrijfsvoering: je account en profiel, je werkruimte en de instellingen daarvan, teamlidmaatschap en uitnodigingen, facturerings- en abonnementsgegevens, transactionele e-mails die wij je sturen, correspondentie met de klantenservice en de hieronder beschreven beveiligings- en auditgegevens.

Wij zijn verwerker voor alles wat bij een wervingsproces hoort: kandidaten, hun interviews, opnames, transcripten, scorecards en de notities die recruiters over hen schrijven. De klant bepaalt voor welke functies vacatures worden geplaatst, wie wordt uitgenodigd, welke vragen worden gesteld, hoe kandidaten worden beoordeeld en wat er daarna gebeurt. Wij verwerken die gegevens uitsluitend om de dienst te leveren, volgens de gedocumenteerde instructies van de klant.

Als een kandidaat afzonderlijk om een uitnodiging vraagt voor een review van het platform, is Kira-AI verwerkingsverantwoordelijke, maar alleen voor de beperkte contact- en toestemmingsgegevens die voor dat verzoek worden gebruikt.

De voorwaarden voor ons als verwerker staan afzonderlijk in onze Verwerkersovereenkomst.

Wij verzamelen de volgende gegevens om je account beschikbaar te stellen en te beheren:

• Identiteit en inloggen — e-mailadres, weergavenaam, een optionele profielfoto, interfacetaal en de authenticatiegegevens die onze databaseprovider bewaart (wachtwoordhash, inlogsessies en het eigen beveiligingslogboek van die provider, waarin wel IP-adressen worden vastgelegd).
• Werkruimte — bedrijfsnaam, logo, merkkleur, klantnamen en bedrijfsinformatie die je verstrekt om interviews richting te geven.
• Team — wie lid is, wie eigenaar van de werkruimte is, verzonden uitnodigingen (e-mailadres, een gehasht uitnodigingstoken, vervaldatum) en wanneer mensen zijn toegetreden of verwijderd.
• Gekoppelde AI-apps — welke app je hebt gekoppeld, wanneer je die hebt goedgekeurd en de autorisatiegegevens die nodig zijn om de koppeling actief te houden.
• Facturering — je abonnement, abonnementsvorm en gebruiksaantallen. Kaartgegevens worden verwerkt door onze betalingsprovider en bereiken onze servers nooit.
• E-mails die wij je sturen — adres van de ontvanger, berichttype, sjabloon en afleverreferentie.

Wanneer je een werkruimte aanmaakt, leggen wij ook de campagnelabels (UTM-tags), verwijzende website en eerste pagina vast die je naar ons hebben geleid. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigde belang om te weten welke campagnes werken; hiervoor wordt geen cookie gebruikt.

De openbare demo

Als je de demo probeert, verzamelen wij je geverifieerde e-mailadres, je voorkeur voor productupdates en de opname en het transcript van het interview. Kira-AI is verantwoordelijk voor deze gegevens. Demo-interviews krijgen geen score en worden niet gedeeld met wervende bedrijven. Wij sturen alleen productupdates als je daarvoor toestemming geeft. Ook leggen wij de campagnelabels (UTM-tags), verwijzende website en eerste pagina vast die je naar de demo hebben geleid, op basis van hetzelfde gerechtvaardigde belang en zonder cookie. Mail voor een verwijderverzoek naar support@getkira.com.

Wat wij niet verzamelen

Wij gebruiken een gehashte versie van je IP-adres om herhaalde verzoeken te beperken. Deze beveiligingsgegevens worden 24 uur bewaard. Wij leggen geen browser- of apparaatvingerafdrukken vast. Optionele metingen starten in de EER, het VK, Zwitserland, Brazilië, India, China, Zuid-Korea, Quebec en Californië pas na toestemming. Elders staan ze standaard aan, op basis van ons gerechtvaardigde belang om te meten welke advertenties tot registraties en betalingen leiden en om elders Kira-AI-advertenties te tonen. Je kunt ze op elk moment uitschakelen via “Cookie-instellingen” door “Alleen noodzakelijk” te kiezen. Dit stopt toekomstige gegevensverzameling en exports naar Google Ads. Buiten regio’s waar vooraf toestemming nodig is, blijft een weigering 6 maanden geldig; daarna staan metingen weer standaard aan als de browser de weigering niet meer bewaart, totdat je opnieuw weigert. Bij een Global Privacy Control-signaal van de browser vragen wij vooraf toestemming. Wij gebruiken de geschatte locatie uit de IP-opzoekdienst van onze hostingprovider alleen om te bepalen welke werkwijze geldt en slaan die locatie niet op. Google Analytics meet het gebruik van de openbare website en de recruiterapp na inloggen; metingen in de app versturen routesjablonen in plaats van record-ID’s of paginatitels. Google Analytics meet nooit op kandidaten-, interview-, openbare demo-, openbare werken-bij-, inlog-, onboarding- of juridische pagina’s. Op de openbare website staat dezelfde keuze ook toe dat PostHog paginaweergaven, klikken en scrollgedrag vastlegt en van elk bezoek een opname maakt; opnames verbergen alles wat in formuliervelden wordt ingevoerd en PostHog draait niet in de recruiterapp. Wij kunnen ook een Google-klik-ID en brontags maximaal 90 dagen bewaren en registraties van werkruimtes en eerste betalingen doorgeven aan Google Ads. Hiervoor versturen wij geen e-mailadres, telefoonnummer, kandidaatgegevens of interviewinhoud. Alleen op de openbare website staat dezelfde keuze ook toe dat Google Ads en Meta je browser herkennen, zodat wij je elders Kira-AI-advertenties kunnen tonen. Voor die gegevensverzameling zijn Kira-AI en Meta gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken; op het latere gebruik door Meta is het eigen beleid van Meta van toepassing. Google Signals blijft uitgeschakeld. De supportchat draait ook in je browser en ontvangt je IP-adres. Chatcookies houden je gesprek beschikbaar wanneer je de chat opent — zie Cookiebeleid.

Ingesloten video’s in het helpcentrum en op de blog gebruiken de speler van YouTube in privacy-geoptimaliseerde modus, die bij het openen van de pagina verbinding maakt met YouTube. Google ontvangt dan je IP-adres en kan cookies of browseropslag gebruiken om de video af te spelen. De video staat geen advertentiemetingen van Kira-AI toe en wijzigt je cookiekeuze niet.

Onze hosting-, opslag- en e-mailproviders houden ook infrastructuurlogboeken bij die IP-adressen kunnen bevatten.

Wij verwerken de volgende kandidaatgegevens namens het wervende bedrijf:

• Identiteit — naam (optioneel), e-mailadres en een intern referentienummer.
• Uitnodiging en toestemming — de uitnodigingsgegevens, een gehasht toegangstoken en een gehashte eenmalige verificatiecode, plus de exacte versie, taal en het tijdstip van de toestemming die de kandidaat heeft gegeven.
• Het interview — tijdstippen van de start, activiteit en voltooiing, de interviewtaal, welke geplande vragen zijn beantwoord of overgeslagen en een versleutelde verwijzing naar de sessie bij de AI-provider.
• Audio — Afzonderlijke audio-opnames van de kandidaat en de AI-interviewer. Wij nemen geen video op en vragen geen toegang tot de camera.
• Transcript — De interviewtekst, inclusief wie wanneer sprak.
• Scorecard — scores per beoordelingscriterium, toelichtingen, citaten uit het transcript ter onderbouwing, sterke punten, zwakke punten en relevante feitelijke informatie. Wij leggen ook vast welk model en welke promptversie zijn gebruikt om de scorecard te maken.
• Menselijke inbreng — Beoordelingen, notities en opmerkingen van recruiters, de wervingsfase en een eventuele vastgelegde afwijzingsreden.
• Feedback van kandidaten — een optionele sterrenbeoordeling en een opmerking in vrije tekst over de interviewervaring.

Kira-AI accepteert geen uploads van cv’s of documenten.

Als je om een reviewuitnodiging vraagt, treedt Kira-AI voor dat verzoek op als verwerkingsverantwoordelijke op basis van je toestemming. Wij delen je geverifieerde e-mailadres en een reviewreferentie met Trustpilot, zodat Trustpilot je een uitnodiging kan sturen. Wij delen geen interviewopname, transcript, beoordeling, wervingsuitkomst of gegevens van het wervende bedrijf.

Wij bewaren beperkte toestemmings- en uitnodigingsgegevens om je verzoek uit te voeren en dubbele uitnodigingen te voorkomen. Je kunt je toestemming intrekken of om verwijdering vragen via support@getkira.com. Een al verzonden e-mail kan hierdoor niet worden teruggehaald. Trustpilot verwerkt uitnodigingsgegevens namens ons en is afzonderlijk verwerkingsverantwoordelijke voor een account of openbare review die je aanmaakt, volgens het Privacybeleid van Trustpilot.

Opnames, transcripten en scorecards worden bewaard totdat ze worden verwijderd. Ze verlopen niet automatisch. Het wervende bedrijf is verantwoordelijk voor het bepalen van de bewaartermijn voor interviewgegevens van kandidaten.

Hoelang wij verschillende soorten gegevens bewaren:

Na verwijdering bewaren wij pseudonieme verwijderlogs 24 maanden en aflevergegevens van transactionele e-mails 30 dagen. Volgens de standaardvoorwaarden van onze providers kan door Gemini verwerkte inhoud 55 dagen in de misbruikmonitoringsgegevens van Google blijven staan; Resend bewaart e-mails en logboeken 30 dagen en back-ups 7 dagen. Deze bewaarde kopieën staan los van de actieve database en bestandsopslag van Kira-AI. Daarnaast blijven wij gegevens voor facturering en juridische doeleinden bewaren voor zover dat wettelijk is toegestaan.

Kira-AI draait op een klein aantal bij naam genoemde providers. Dit is de volledige lijst van partijen die persoonsgegevens ontvangen en wat elke partij ontvangt.

Trustpilot kan uitnodigingsgegevens maximaal twee jaar bewaren, tenzij wij om eerdere verwijdering vragen. Openbare reviews worden afzonderlijk verwerkt volgens het Privacybeleid van Trustpilot.

Optionele Google-metingen vinden niet plaats op kandidaten- of interviewpagina’s en Google ontvangt geen kandidaat- of interviewinhoud. Google Ads ontvangt alleen de hierboven beschreven optionele paginaweergaven op de website en klik- en conversiegegevens. Advertentietags en remarketing draaien alleen op de openbare website, nooit in de recruiterapp of op kandidatenpagina’s. Er zijn geen sessieopnames buiten de openbare website en er is geen aparte spraak-naar-tekstleverancier: het transcript wordt gemaakt door hetzelfde model dat het interview afneemt.

Onze interviewdatabase en audio-opslag bevinden zich in de EU.

De Gemini API van Google verwerkt interviewaudio, transcripten en beoordelingsprompts. Deze verwerking kan buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvinden.

Onze applicatie wordt gehost in Frankfurt, maar onze hostingprovider kan verzoeken via andere landen routeren.

Resend slaat e-mailgegevens, waaronder adressen van ontvangers en berichtinhoud, op in de Verenigde Staten.

Wij geven persoonsgegevens alleen buiten de EER door als de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming dat toestaat, op basis van een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Kira-AI beslist niet wie wordt aangenomen. Dit is geen marketingclaim; zo is het systeem gebouwd, en dat is aan de hand van de code gecontroleerd voordat deze pagina werd geschreven.

• Het model levert onderbouwing, geen eindoordelen. Het krijgt de instructie om nooit aan te bevelen dat iemand wordt aangenomen, afgewezen, naar de volgende fase doorgelaten of gerangschikt, en nooit een totaaloordeel te geven. Het levert scores per criterium met een schriftelijke toelichting en letterlijke citaten, uitkomsten voor must-haves en korte opsommingen van sterke en zwakke punten.
• De totaalcategorie op een scorecard wordt door onze eigen code berekend als het rekenkundig gemiddelde van die criteriumscores, waarbij elk gescoord criterium even zwaar meetelt. Het is een label voor de eerste beoordeling. Het verandert niets aan de status van de kandidaat.
• Er is geen automatische afwijzing, geen automatische doorstroming en nergens een scoredrempel die de status van een kandidaat verandert. Een kandidaat verplaatsen — en met name vastleggen dat iemand is aangenomen of afgewezen — kan alleen door een ingelogd menselijk lid van de werkruimte. Die handeling wordt in het activiteitenoverzicht van de werkruimte aan die persoon toegeschreven. Dat overzicht is geen auditlogboek — zie “Hoelang wij gegevens bewaren”. De scoredienst kan technisch gezien de status van een kandidaat niet wijzigen; die bevoegdheid bestaat niet voor deze dienst.
• Het model mag uitdrukkelijk geen persoonlijkheid, karakter, emotie, stemming, houding, zelfvertrouwen, nervositeit, aansluiting bij de bedrijfscultuur of enig beschermd kenmerk afleiden of noemen. Het mag ook geen betekenis toekennen aan pauzes, aarzeling, accent, grammatica of woordenschat, tenzij een criterium taalvaardigheid beoordeelt. Het product heeft geen functie voor emotie-, sentiment- of stemanalyse en de beoordelingsstap ontvangt de tekst van het interview, niet de audio.

Op grond daarvan zijn wij van mening dat het product geen besluiten neemt waaraan rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen zijn verbonden in de zin van artikel 22 AVG. De werkgever blijft verantwoordelijk voor de genomen beslissing en voor het melden aan kandidaten dat AI in het wervingsproces van die werkgever wordt gebruikt.

Wij beschermen persoonsgegevens met:

• Toegangscontroles die de gegevens van elke werkruimte gescheiden houden.
• Afgeschermde audio-opslag en tijdelijk geldige toegang om audio af te spelen.
• Versleuteling en hashing van gevoelige identificatiegegevens en toegangscodes.
• Audioverwerking waarbij geen audio naar de schijf van de doorstuurserver wordt geschreven en geen interviewinhoud in de logboeken wordt opgenomen.
• Beperkte, vastgelegde toegang van medewerkers tot klantgegevens, waarbij toegangslogboeken 24 maanden worden bewaard.
• Verwijderlogs en controles die bevestigen dat opgeslagen bestanden zijn verwijderd.

Je kunt vanuit je Profiel in Kira-AI vragen om je account te verwijderen. Als je eigenaar van een werkruimte bent, wordt daarmee ook de werkruimte verwijderd en het bijbehorende abonnement beëindigd. Andere leden behouden hun persoonlijke accounts. Wil je dat je team de werkruimte behoudt, neem dan contact op met de klantenservice voordat je je account verwijdert.

Als je een account bij ons hebt, heb je de rechten uit de AVG: het recht van inzage, het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid van gegevens, het recht van bezwaar en het recht om toestemming in te trekken als de verwerking daarop is gebaseerd. Schrijf naar support@getkira.com; wij reageren binnen één maand.

Ben je kandidaat en wil je je privacyrechten uitoefenen? Neem dan contact op met het bedrijf dat je heeft uitgenodigd. Je kunt ons ook mailen; wij sturen je verzoek door naar dat bedrijf en helpen het volgens de instructies van dat bedrijf uit te voeren. Zie onze Privacyverklaring voor kandidaten.

Je kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, waaronder de Spaanse toezichthouder Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), of de autoriteit in het land waar je woont of werkt.

Wij publiceren wezenlijke wijzigingen van dit beleid hier. Als de wijziging gevolgen heeft voor de omgang met klantgegevens, informeren wij eigenaren van werkruimtes per e-mail.

Kira-AI wordt geëxploiteerd door Volodymyr Terekhov. Ons postadres staat in de Gebruiksvoorwaarden. Contact: support@getkira.com.