Informativa sulla privacy

Questa informativa spiega come Kira-AI («noi») tratta i dati personali sul nostro sito, nella nostra applicazione per recruiter e durante i colloqui vocali AI.

• Recruiter e colleghi: persone che hanno un account presso di noi. Per i dati del tuo account siamo il titolare del trattamento.
• Candidati: persone invitate a un colloquio da un’azienda che usa Kira-AI. Per i dati dei colloqui dei candidati, il datore di lavoro è il titolare del trattamento e noi agiamo secondo le sue istruzioni. Per informazioni sui dati del tuo colloquio e sui tuoi diritti, leggi la nostra Informativa sulla privacy dei candidati.

Siamo il titolare del trattamento per i dati necessari a gestire la nostra attività: account e profilo, spazio di lavoro e relative impostazioni, membri del team e inviti, dati di fatturazione e abbonamento, email transazionali che ti inviamo, corrispondenza con l’assistenza e registri di sicurezza e di audit descritti di seguito.

Siamo un responsabile del trattamento per tutto ciò che riguarda il processo di selezione: candidati, colloqui, registrazioni, trascrizioni, schede di valutazione e note dei recruiter sui candidati. Il cliente decide quali posizioni pubblicizzare, chi invitare, quali domande porre, come valutare i candidati e come procedere. Trattiamo questi dati solo per fornire il servizio, secondo le istruzioni documentate del cliente.

Se un candidato richiede separatamente un invito a recensire la piattaforma, Kira-AI agisce come titolare del trattamento solo per i dati limitati di contatto e di consenso utilizzati per tale richiesta.

Le condizioni applicabili al responsabile del trattamento sono definite separatamente nel nostro Accordo sul trattamento dei dati.

Raccogliamo le seguenti informazioni per fornire e gestire il tuo account:

• Identità e accesso: indirizzo email, nome visualizzato, foto del profilo facoltativa, lingua dell’interfaccia e dati di autenticazione conservati dal nostro fornitore del database (hash della password, sessioni di accesso e registro di sicurezza del fornitore, che registra gli indirizzi IP).
• Spazio di lavoro: nome dell’azienda, logo, colore del marchio, nomi dei clienti e informazioni aziendali che fornisci per orientare i colloqui.
• Team: membri, proprietario dello spazio di lavoro, inviti inviati (indirizzo email, hash del token di invito, scadenza) e date di ingresso o rimozione dei membri.
• App AI collegate: app collegata, data dell’approvazione e dati di autorizzazione necessari a mantenere attivo il collegamento.
• Fatturazione: abbonamento, piano e conteggi di utilizzo. I dati della carta sono gestiti dal nostro fornitore di servizi di pagamento e non raggiungono mai i nostri server.
• Email che ti inviamo: indirizzo del destinatario, tipo di messaggio, modello e riferimento di consegna.

Quando crei uno spazio di lavoro, registriamo anche le etichette delle campagne (tag UTM), il sito di provenienza e la prima pagina che ti ha portato da noi, sulla base dei nostri legittimi interessi a capire quali campagne funzionano; non usiamo cookie a questo scopo.

La demo pubblica

Se provi la demo, raccogliamo il tuo indirizzo email verificato, la preferenza sugli aggiornamenti di prodotto e la registrazione e la trascrizione del colloquio. Kira-AI è titolare del trattamento di questi dati. I colloqui della demo non ricevono punteggi e non sono condivisi con le aziende che assumono. Inviamo aggiornamenti di prodotto solo se dai il consenso. Registriamo anche le etichette delle campagne (tag UTM), il sito di provenienza e la prima pagina che ti ha portato alla demo, sulla stessa base dei legittimi interessi e senza cookie. Per chiedere la cancellazione, scrivi a support@getkira.com.

Cosa non raccogliamo

Usiamo una versione del tuo indirizzo IP trasformata in hash per limitare le richieste ripetute. Questi dati di sicurezza sono conservati per 24 ore. Non registriamo impronte digitali del browser o del dispositivo. Le misurazioni facoltative iniziano solo dopo il consenso nel SEE, nel Regno Unito, in Svizzera, Brasile, India, Cina, Corea del Sud, Quebec e California. Altrove sono attive per impostazione predefinita, sulla base dei nostri legittimi interessi a misurare quali annunci portano a registrazioni e pagamenti e a mostrare annunci di Kira-AI altrove. Puoi disattivarle in qualsiasi momento da «Impostazioni cookie», scegliendo «Rifiuta facoltativi». Questa scelta interrompe la raccolta futura e le esportazioni verso Google Ads. Al di fuori delle regioni in cui è richiesto il consenso preventivo, il rifiuto dura 6 mesi; in seguito, se il browser non conserva più il rifiuto, le misurazioni tornano attive per impostazione predefinita finché non le rifiuti di nuovo. Se il browser invia un segnale Global Privacy Control, si applica il regime di consenso preventivo. Usiamo la posizione approssimativa ricavata dall’indirizzo IP dal nostro fornitore di hosting solo per stabilire quale regime applicare e non la conserviamo. Google Analytics misura l’utilizzo del sito pubblico e dell’app per recruiter dopo l’accesso; le misurazioni nell’app inviano modelli dei percorsi anziché identificativi dei record o titoli delle pagine. Non misura mai le pagine dei candidati e dei colloqui, la demo pubblica, le pagine pubbliche «Lavora con noi» né le pagine di accesso, dei primi passi o legali. Sul sito pubblico, la stessa scelta consente anche a PostHog di registrare visualizzazioni delle pagine, clic, scorrimenti e una registrazione di ogni visita; le registrazioni nascondono tutto ciò che viene digitato nei campi dei moduli e PostHog non viene eseguito nell’app per recruiter. Possiamo inoltre conservare un identificativo di clic di Google e i tag di origine per un massimo di 90 giorni e inviare a Google Ads gli esiti della registrazione dello spazio di lavoro e del primo pagamento. Non inviamo indirizzi email, numeri di telefono, dati dei candidati o contenuti dei colloqui a questo scopo. Solo sul sito pubblico, la stessa scelta consente anche a Google Ads e Meta di riconoscere il tuo browser, così possiamo mostrarti annunci di Kira-AI altrove. Per questa raccolta, Kira-AI e Meta sono contitolari del trattamento; l’uso successivo da parte di Meta è disciplinato dalla sua informativa. Google Signals resta disattivato. Anche la chat di assistenza viene eseguita nel browser e riceve il tuo indirizzo IP. I cookie della chat mantengono disponibile la conversazione quando apri la chat: consulta l’Informativa sui cookie.

I video incorporati nel Centro assistenza e nel blog usano il player di YouTube con modalità di privacy avanzata, che si collega a YouTube all’apertura della pagina. Google riceve quindi il tuo indirizzo IP e può usare cookie o lo spazio di archiviazione del browser per consentire la riproduzione. Il video non consente misurazioni pubblicitarie di Kira-AI e non modifica la tua scelta sui cookie.

Anche i nostri fornitori di hosting, archiviazione ed email conservano registri dell’infrastruttura che possono includere indirizzi IP.

Trattiamo i seguenti dati dei candidati per conto dell’azienda che assume:

• Identità: nome (facoltativo), indirizzo email e numero di riferimento interno.
• Invito e consenso: dati dell’invito, hash del token di accesso e hash del codice di verifica monouso, oltre a versione esatta, lingua, data e ora del consenso dato dal candidato.
• Il colloquio: date e orari di inizio, attività e completamento, lingua del colloquio, domande previste a cui è stata data risposta o che sono state saltate e riferimento cifrato alla sessione del fornitore AI.
• Audio: registrazioni audio separate del candidato e dell’intervistatrice AI. Non registriamo video e non chiediamo accesso alla webcam.
• Trascrizione: testo del colloquio, con indicazione di chi ha parlato e quando.
• Scheda di valutazione: punteggi per ogni criterio di valutazione, spiegazioni, citazioni della trascrizione a supporto, punti di forza, punti deboli e informazioni fattuali pertinenti. Registriamo anche il modello e la versione del prompt usati per produrla.
• Contributi umani: voti, note e commenti dei recruiter, fase della selezione ed eventuale motivo di esclusione registrato.
• Feedback dei candidati: valutazione a stelle facoltativa e commento a testo libero sull’esperienza del colloquio.

Kira-AI non accetta il caricamento di CV o documenti.

Se richiedi un invito a scrivere una recensione, Kira-AI agisce come titolare del trattamento per tale richiesta e si basa sul tuo consenso. Condividiamo con Trustpilot il tuo indirizzo email verificato e un riferimento della recensione affinché possa inviarti un invito. Non condividiamo la registrazione del colloquio, la trascrizione, la valutazione, l’esito della selezione o i dati dell’azienda che assume.

Conserviamo una registrazione limitata del consenso e dell’invito per soddisfare la tua richiesta ed evitare inviti duplicati. Puoi revocare il consenso o chiedere la cancellazione scrivendo a support@getkira.com. Ciò non consente di richiamare un’email già inviata. Trustpilot tratta i dati dell’invito per nostro conto ed è, separatamente, titolare del trattamento per gli account o le recensioni pubbliche che crei, ai sensi della sua Informativa sulla privacy.

Registrazioni, trascrizioni e schede di valutazione sono conservate fino alla cancellazione. Non hanno una scadenza automatica. Spetta all’azienda che assume decidere per quanto tempo conservare i dati dei colloqui dei candidati.

Per quanto tempo conserviamo i diversi tipi di dati:

Dopo la cancellazione, conserviamo registri pseudonimizzati delle cancellazioni per 24 mesi e registri di consegna delle email transazionali per 30 giorni. In base alle condizioni standard dei nostri fornitori, i contenuti trattati da Gemini possono rimanere nei registri di monitoraggio degli abusi di Google per 55 giorni; Resend conserva email e registri per 30 giorni e copie di backup per 7 giorni. Queste copie conservate sono distinte dal database attivo e dall’archivio di file di Kira-AI. Si applicano inoltre i periodi di conservazione previsti dalla legge per la fatturazione e altri fini legali.

Kira-AI si basa su un numero limitato di fornitori identificati per nome. Questo è l’elenco completo dei soggetti che ricevono dati personali e dei dati che ciascuno riceve.

Trustpilot può conservare i dati degli inviti fino a due anni, salvo nostra richiesta di cancellazione anticipata. Le recensioni pubbliche sono gestite separatamente ai sensi dell’Informativa sulla privacy di Trustpilot.

Le misurazioni facoltative di Google non vengono eseguite sulle pagine dei candidati o dei colloqui e non ricevono contenuti dei candidati o dei colloqui. Google Ads riceve solo i dati facoltativi sulle visualizzazioni delle pagine del sito, sui clic e sui risultati commerciali descritti sopra. I tag pubblicitari e il remarketing sono attivi solo sul sito pubblico, mai nell’app per recruiter o sulle pagine dei candidati. Non ci sono registrazioni delle sessioni al di fuori del sito pubblico, né un fornitore separato per la conversione della voce in testo: la trascrizione è prodotta dallo stesso modello che conduce il colloquio.

Il nostro database dei colloqui e l’archivio audio si trovano nell’UE.

L’API Gemini di Google tratta l’audio dei colloqui, le trascrizioni e i prompt di valutazione. Questo trattamento può avvenire al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE).

La nostra applicazione è ospitata a Francoforte, mentre il nostro fornitore di hosting può instradare le richieste attraverso altri paesi.

Resend conserva i dati delle email, inclusi gli indirizzi dei destinatari e il contenuto dei messaggi, negli Stati Uniti.

Trasferiremo dati personali al di fuori del SEE solo ove consentito dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati, sulla base di una decisione di adeguatezza applicabile o di garanzie adeguate, come le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

Kira-AI non prende decisioni di assunzione. Non è una dichiarazione di posizionamento: è il modo in cui è costruito il sistema, verificato nel codice prima di scrivere questa pagina.

• Il modello produce elementi a supporto, non verdetti. Ha istruzioni di non raccomandare mai l’assunzione, l’esclusione, il passaggio alla fase successiva o la classificazione di alcun candidato e di non esprimere mai un giudizio complessivo. Restituisce punteggi per ciascun criterio con motivazioni scritte e citazioni testuali, esiti dei requisiti essenziali e brevi elenchi di punti di forza e punti deboli.
• L’esito complessivo mostrato nella scheda di valutazione è calcolato dal nostro codice come media aritmetica dei punteggi dei criteri, con pari peso per ciascun criterio a cui è stato assegnato un punteggio. È un’etichetta per la valutazione preliminare. Non modifica in alcun modo lo stato del candidato.
• Non ci sono esclusioni automatiche, passaggi automatici alla fase successiva o soglie di punteggio che modifichino lo stato di un candidato. Lo spostamento di un candidato, e in particolare la registrazione di un’assunzione o di un’esclusione, può essere effettuato solo da un membro umano dello spazio di lavoro con una sessione attiva; l’azione viene attribuita a tale persona nel flusso delle attività dello spazio di lavoro. Questo flusso non è un registro di audit: vedi «Periodo di conservazione». Il servizio di assegnazione dei punteggi non può tecnicamente modificare lo stato di un candidato: non dispone di tale autorizzazione.
• Al modello è espressamente vietato dedurre o menzionare personalità, carattere, emozioni, umore, atteggiamento, sicurezza di sé, nervosismo, affinità con la cultura aziendale o qualsiasi caratteristica protetta, nonché attribuire significati a pause, esitazioni, accento, grammatica o lessico, salvo che un criterio valuti la competenza linguistica. Il prodotto non dispone di funzioni di analisi delle emozioni, del sentiment o della voce e la fase di assegnazione dei punteggi riceve il testo del colloquio, non l’audio.

Su questa base, non riteniamo che il prodotto prenda decisioni che producano effetti giuridici o effetti analogamente significativi ai sensi dell’Art. 22 GDPR. Il datore di lavoro resta responsabile della decisione che prende e di informare i candidati dell’uso dell’AI nel proprio processo.

Proteggiamo i dati personali tramite:

• Controlli di accesso che mantengono separati i dati di ciascuno spazio di lavoro.
• Archiviazione privata dell’audio e accesso alla riproduzione limitato nel tempo.
• Cifratura e hashing per gli identificativi sensibili e i codici di accesso.
• Trattamento dell’audio che non scrive l’audio sul disco del server di inoltro e non include contenuti dei colloqui nei suoi registri.
• Accesso del personale ai dati dei clienti limitato e registrato, con conservazione dei registri di accesso per 24 mesi.
• Registri di cancellazione e controlli che confermano la rimozione dei file archiviati.

Puoi richiedere la cancellazione dell’account dal tuo Profilo in Kira-AI. Se lo spazio di lavoro è di tua proprietà, viene cancellato anche lo spazio di lavoro e termina il relativo abbonamento. Gli altri membri mantengono i propri account personali. Se vuoi che il team mantenga lo spazio di lavoro, contatta l’assistenza prima di cancellare il tuo account.

Se hai un account presso di noi, hai i diritti previsti dal GDPR: diritto di accesso, diritto di rettifica, diritto alla cancellazione, diritto di limitazione del trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione e diritto di revocare il consenso quando il trattamento si basa su di esso. Scrivi a support@getkira.com e risponderemo entro un mese.

Se hai ricevuto un invito a un colloquio, contatta l’azienda che ha inviato l’invito per esercitare i tuoi diritti in materia di privacy. Puoi anche scriverci un’email: inoltreremo la richiesta a quell’azienda e contribuiremo a soddisfarla secondo le sue istruzioni. Consulta la nostra Informativa sulla privacy dei candidati.

Puoi presentare reclamo a un’autorità di controllo, inclusa l’autorità spagnola Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), o all’autorità del luogo in cui vivi o lavori.

Pubblicheremo qui le modifiche sostanziali a questa informativa e, quando una modifica incide sul trattamento dei dati dei clienti, informeremo via email i proprietari degli spazi di lavoro.

Il gestore di Kira-AI è Volodymyr Terekhov. Il nostro indirizzo postale è indicato nei Termini di servizio. Contatto: support@getkira.com.