Datenschutzerklärung

Diese Erklärung erläutert, wie Kira-AI („wir“) personenbezogene Daten auf unserer Website, in unserer Recruiting-App und bei KI-gestützten Voice-Interviews verarbeitet.

• Recruiting-Teams und weitere Teammitglieder – Personen, die ein Konto bei uns haben. Für Ihre Kontodaten sind wir der Verantwortliche.
• Bewerbende – Personen, die von einem Unternehmen, das Kira-AI nutzt, zu einem Interview eingeladen werden. Für die Interviewdaten der Bewerbenden ist der Arbeitgeber der Verantwortliche; wir handeln auf seine Weisung. Informationen zu Ihren Interviewdaten und Rechten finden Sie unter Datenschutz für Bewerbende.

Wir sind der Verantwortliche für die Daten, die wir für unseren Geschäftsbetrieb benötigen: Ihr Konto und Profil, Ihren Workspace und dessen Einstellungen, Teammitgliedschaften und Einladungen, Abrechnungs- und Abonnementdaten, Transaktions-E-Mails, die wir Ihnen senden, Support-Korrespondenz sowie die unten beschriebenen Sicherheits- und Auditprotokolle.

Wir sind Auftragsverarbeiter für alles, was zu einem Einstellungsverfahren gehört: Bewerbende, ihre Interviews, Aufzeichnungen, Transkripte, Scorecards und die Notizen der Recruiting-Teams dazu. Das Kundenunternehmen entscheidet, welche Stellen ausgeschrieben werden, wer eingeladen wird, welche Fragen gestellt werden, wie Bewerbende beurteilt werden und wie es weitergeht. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes auf dokumentierte Weisung des Kundenunternehmens.

Fordert eine bewerbende Person gesondert eine Einladung zur Bewertung der Plattform an, handelt Kira-AI nur für die begrenzten Kontakt- und Einwilligungsdaten, die für diese Anfrage verwendet werden, als Verantwortlicher.

Die Bedingungen für die Auftragsverarbeitung sind gesondert in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.

Wir erheben folgende Informationen, um Ihr Konto bereitzustellen und zu verwalten:

• Identität und Anmeldung – E-Mail-Adresse, Anzeigename, optionales Profilfoto, Sprache der Benutzeroberfläche und die bei unserem Datenbankanbieter gespeicherten Authentifizierungsdaten (Passwort-Hash, Anmeldesitzungen und das eigene Sicherheitsprotokoll dieses Anbieters, das IP-Adressen erfasst).
• Workspace – Unternehmensname, Logo, Markenfarbe, Kundennamen und Unternehmensinformationen, die Sie zur Ausrichtung der Interviews angeben.
• Team – wer Mitglied ist, wem der Workspace gehört, von Ihnen versandte Einladungen (E-Mail-Adresse, gehashtes Einladungstoken, Ablaufzeitpunkt) und wann Personen beigetreten sind oder entfernt wurden.
• Verbundene KI-Apps – welche App Sie verbunden haben, wann Sie diese freigegeben haben und die Autorisierungsdaten, die zur Aufrechterhaltung der Verbindung nötig sind.
• Abrechnung – Ihr Abonnement, Ihr Tarif und Ihre Nutzungszahlen. Kartendaten werden von unserem Zahlungsanbieter verarbeitet und gelangen nie auf unsere Server.
• E-Mails an Sie – Empfängeradresse, Nachrichtentyp, Vorlage und Zustellreferenz.

Wenn Sie einen Workspace erstellen, erfassen wir auch die Kampagnenkennzeichnungen (UTM-Tags), die verweisende Website und die erste Seite, über die Sie zu uns gelangt sind. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse daran, zu erfahren, welche Kampagnen wirken; dafür werden keine Cookies verwendet.

Die öffentliche Demo

Wenn Sie die Demo ausprobieren, erheben wir Ihre bestätigte E-Mail-Adresse, Ihre Auswahl zu Produktneuigkeiten sowie die Interviewaufzeichnung und das Transkript. Kira-AI ist für diese Daten verantwortlich. Demo-Interviews werden weder bewertet noch mit einstellenden Unternehmen geteilt. Produktneuigkeiten senden wir nur, wenn Sie sie abonnieren. Wir erfassen auch die Kampagnenkennzeichnungen (UTM-Tags), die verweisende Website und die erste Seite, über die Sie zur Demo gelangt sind – auf derselben Grundlage berechtigter Interessen und ohne Cookies. Für eine Löschung schreiben Sie an support@getkira.com.

Was wir nicht erheben

Wir verwenden eine gehashte Version Ihrer IP-Adresse, um wiederholte Anfragen zu begrenzen. Diese Sicherheitsdaten werden 24 Stunden gespeichert. Wir erfassen keine Browser- oder Geräte-Fingerprints. Optionale Messungen beginnen im EWR, im Vereinigten Königreich, in der Schweiz, Brasilien, Indien, China, Südkorea, Quebec und Kalifornien erst nach Einwilligung. Andernorts sind sie standardmäßig aktiviert. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse daran, zu messen, welche Anzeigen zu Registrierungen und Zahlungen führen, und Ihnen andernorts Kira-AI-Anzeigen zu zeigen. Sie können dies jederzeit unter „Cookie-Einstellungen“ mit „Optionale ablehnen“ deaktivieren. Dadurch werden die künftige Erhebung und Exporte an Google Ads gestoppt. Außerhalb der Regionen, in denen eine vorherige Einwilligung erforderlich ist, gilt eine Ablehnung 6 Monate. Ist die Ablehnung danach nicht mehr im Browser gespeichert, sind Messungen wieder standardmäßig aktiviert, bis Sie sie erneut ablehnen. Bei einem Global-Privacy-Control-Signal Ihres Browsers gilt für Sie die Variante mit vorheriger Einwilligung. Wir verwenden den ungefähren Standort aus der IP-Abfrage unseres Hostinganbieters nur, um die geltende Variante auszuwählen, und speichern ihn nicht. Google Analytics misst die Nutzung der öffentlichen Website und der Recruiting-App im angemeldeten Zustand. Bei Messungen in der App werden Routenmuster statt Datensatzkennungen oder Seitentiteln gesendet. Google Analytics misst nie die Seiten für Bewerbende und Interviews, die öffentliche Demo, öffentliche Karriereseiten oder die Seiten für Anmeldung, Onboarding und rechtliche Informationen. Auf der öffentlichen Website erlaubt dieselbe Auswahl auch PostHog, Seitenaufrufe, Klicks und Scrollbewegungen zu erfassen und jeden Besuch aufzuzeichnen. In den Aufzeichnungen werden sämtliche Eingaben in Formularfelder ausgeblendet; PostHog läuft nicht in der Recruiting-App. Wir können außerdem eine Google-Klickkennung und Quellenkennzeichnungen bis zu 90 Tage speichern und Informationen über die Registrierung eines Workspaces und dessen erste Zahlung an Google Ads senden. Dafür senden wir weder E-Mail-Adressen noch Telefonnummern, Bewerbendendaten oder Interviewinhalte. Nur auf der öffentlichen Website erlaubt dieselbe Auswahl auch Google Ads und Meta, Ihren Browser wiederzuerkennen, damit wir Ihnen andernorts Kira-AI-Anzeigen zeigen können. Für diese Erhebung sind Kira-AI und Meta gemeinsam Verantwortliche; für die spätere Nutzung durch Meta gilt dessen eigene Datenschutzerklärung. Google Signals bleibt deaktiviert. Auch der Support-Chat läuft in Ihrem Browser und erhält Ihre IP-Adresse. Chat-Cookies sorgen dafür, dass Ihre Unterhaltung beim Öffnen des Chats verfügbar bleibt – siehe Cookie-Richtlinie.

Eingebettete Hilfe- und Blogvideos verwenden den YouTube-Player im erweiterten Datenschutzmodus, der beim Öffnen der Seite eine Verbindung zu YouTube herstellt. Google erhält dann Ihre IP-Adresse und kann Cookies oder Browserspeicher nutzen, um die Wiedergabe bereitzustellen. Das Video erlaubt keine Werbemessung für Kira-AI und ändert Ihre Cookie-Auswahl nicht.

Unsere Hosting-, Speicher- und E-Mail-Anbieter führen außerdem Infrastrukturprotokolle, die IP-Adressen enthalten können.

Wir verarbeiten folgende Daten zu Bewerbenden im Auftrag des einstellenden Unternehmens:

• Identität – Name (optional), E-Mail-Adresse und eine interne Referenznummer.
• Einladung und Einwilligung – der Einladungsdatensatz, ein gehashtes Zugangstoken und ein gehashter Einmal-Bestätigungscode sowie die genaue Version, Sprache und der Zeitstempel der erteilten Einwilligung.
• Das Interview – Zeitstempel für Beginn, Aktivität und Abschluss, die Interviewsprache, welche geplanten Fragen beantwortet oder übersprungen wurden sowie eine verschlüsselte Referenz auf die Sitzung beim KI-Anbieter.
• Audio – Separate Audioaufzeichnungen der bewerbenden Person und der KI-Interviewerin. Wir zeichnen kein Video auf und fordern keinen Kamerazugriff an.
• Transkript – Der Interviewtext einschließlich der Angabe, wer wann gesprochen hat.
• Scorecard – Bewertungen für jedes Bewertungskriterium, Erläuterungen, belegende Zitate aus dem Transkript, Stärken, Lücken und relevante Sachinformationen. Wir erfassen auch die Modell- und Prompt-Version, mit der die Scorecard erstellt wurde.
• Menschliche Eingaben – Einschätzungen, Notizen und Kommentare der Recruiting-Teams, die Phase im Recruiting und gegebenenfalls ein erfasster Absagegrund.
• Feedback von Bewerbenden – eine optionale Sternebewertung und ein Freitextkommentar zum Interviewerlebnis.

Lebensläufe oder Dokumente können nicht in Kira-AI hochgeladen werden.

Wenn Sie eine Bewertungseinladung anfordern, handelt Kira-AI für diese Anfrage als Verantwortlicher auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Wir geben Ihre bestätigte E-Mail-Adresse und eine Bewertungsreferenz an Trustpilot weiter, damit Trustpilot Ihnen eine Einladung senden kann. Wir geben Ihre Interviewaufzeichnung, Ihr Transkript, Ihre Beurteilung, das Ergebnis des Einstellungsverfahrens und Angaben zum einstellenden Unternehmen nicht weiter.

Wir speichern einen begrenzten Einwilligungs- und Einladungsdatensatz, um Ihre Anfrage zu erfüllen und doppelte Einladungen zu vermeiden. Sie können Ihre Einwilligung widerrufen oder die Löschung verlangen, indem Sie sich an support@getkira.com wenden. Eine bereits gesendete E-Mail lässt sich dadurch nicht zurückrufen. Trustpilot verarbeitet Einladungsdaten in unserem Auftrag. Für Konten oder öffentliche Bewertungen, die Sie bei Trustpilot erstellen, ist Trustpilot gemäß seiner Datenschutzerklärung selbst verantwortlich.

Aufzeichnungen, Transkripte und Scorecards werden bis zur Löschung gespeichert. Sie werden nicht automatisch gelöscht. Das einstellende Unternehmen ist dafür verantwortlich, die Speicherdauer der Interviewdaten von Bewerbenden festzulegen.

Speicherdauer der verschiedenen Datenarten:

Nach der Löschung bewahren wir pseudonyme Löschprotokolle 24 Monate und Zustellprotokolle von Transaktions-E-Mails 30 Tage auf. Nach den Standardbedingungen unserer Anbieter können von Gemini verarbeitete Inhalte 55 Tage in Googles Protokollen zur Missbrauchsüberwachung verbleiben; Resend bewahrt E-Mails und Protokolle 30 Tage und Sicherungskopien 7 Tage auf. Diese aufbewahrten Kopien sind von der aktiven Datenbank und dem Dateispeicher von Kira-AI getrennt. Hinzu kommen die rechtmäßige Aufbewahrung von Abrechnungsdaten und gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Kira-AI nutzt eine kleine Zahl namentlich genannter Anbieter. Dies ist die vollständige Liste der Empfänger personenbezogener Daten, mit den jeweils übermittelten Daten.

Trustpilot kann Einladungsdaten bis zu zwei Jahre aufbewahren, sofern wir keine frühere Löschung verlangen. Öffentliche Bewertungen werden gesondert gemäß der Datenschutzerklärung von Trustpilot verarbeitet.

Die optionale Google-Messung läuft nicht auf Bewerbenden- oder Interviewseiten und erhält keine Bewerbenden- oder Interviewinhalte. Google Ads erhält nur die oben beschriebenen optionalen Seitenaufrufe auf der Website sowie Klick- und Geschäftsergebnisdaten. Werbe-Tags und Remarketing laufen nur auf der öffentlichen Website, nie in der Recruiting-App oder auf Bewerbendenseiten. Es gibt keine Sitzungsaufzeichnungen außerhalb der öffentlichen Website und keinen gesonderten Anbieter zur Spracherkennung: Das Transkript erstellt dasselbe Modell, das das Interview führt.

Unsere Interviewdatenbank und unser Audiospeicher befinden sich in der EU.

Die Gemini API von Google verarbeitet Interviewaudio, Transkripte und Bewertungsprompts. Diese Verarbeitung kann außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) stattfinden.

Unsere Anwendung wird in Frankfurt gehostet; unser Hostinganbieter kann Anfragen jedoch über andere Länder leiten.

Resend speichert E-Mail-Daten, einschließlich Empfängeradressen und Nachrichteninhalten, in den Vereinigten Staaten.

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur dann außerhalb des EWR, wenn das geltende Datenschutzrecht dies erlaubt, und nutzen dafür einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Kira-AI trifft keine Einstellungsentscheidungen. Das ist keine Marketingaussage, sondern so ist das System gebaut; wir haben das vor dem Verfassen dieser Seite am Code überprüft.

• Das Modell liefert Belege, keine Urteile. Es ist angewiesen, niemals eine Einstellung, Absage, ein Weiterkommen oder eine Rangfolge zu empfehlen und niemals ein Gesamturteil abzugeben. Es liefert Bewertungen je Kriterium mit schriftlicher Begründung und wörtlichen Zitaten, Ergebnisse zu Muss-Kriterien sowie kurze Stichpunkte zu Stärken und Lücken.
• Die auf einer Scorecard angezeigte Gesamtbewertung wird von unserem eigenen Code als arithmetisches Mittel dieser Kriterienbewertungen berechnet. Jedes bewertete Kriterium zählt gleich viel. Die Gesamtbewertung dient der ersten Einordnung. Sie ändert nichts am Status der bewerbenden Person.
• Es gibt keine automatische Absage, kein automatisches Weiterkommen und nirgends einen Bewertungsschwellenwert, der den Status einer bewerbenden Person ändert. Ein Profil in eine andere Phase zu verschieben – insbesondere eine Einstellung oder Absage zu erfassen – ist nur einem angemeldeten menschlichen Mitglied des Workspaces möglich. Im Aktivitätsverlauf des Workspaces wird dies dieser Person zugeordnet. Dieser Verlauf ist kein Auditprotokoll – siehe „Speicherdauer“. Der Bewertungsdienst kann den Status einer bewerbenden Person technisch nicht ändern; er hat dafür keine Berechtigung.
• Dem Modell ist ausdrücklich untersagt, Persönlichkeit, Charakter, Emotionen, Stimmung, Haltung, Selbstvertrauen, Nervosität, kulturelle Passung oder geschützte Merkmale abzuleiten oder zu erwähnen. Es darf auch keine Bedeutung in Pausen, Zögern, Akzent, Grammatik oder Wortschatz hineinlesen, es sei denn, ein Kriterium bewertet Sprachkenntnisse. Das Produkt hat keine Funktion zur Emotions-, Stimmungs- oder Stimmanalyse. Für die Bewertung wird der Interviewtext übergeben, nicht die Audiodaten.

Auf dieser Grundlage gehen wir davon aus, dass das Produkt keine Entscheidungen trifft, die im Sinne von Art. 22 DSGVO rechtliche Wirkung entfalten oder die betroffene Person in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen. Der Arbeitgeber bleibt für seine Entscheidung verantwortlich und dafür, Bewerbende über den KI-Einsatz in seinem Verfahren zu informieren.

Wir schützen personenbezogene Daten durch:

• Zugriffskontrollen, die die Daten jedes Workspaces getrennt halten.
• Nicht öffentlich zugängliche Audiospeicherung und zeitlich begrenzten Zugriff zur Wiedergabe.
• Verschlüsselung und Hashing für sensible Kennungen und Zugangscodes.
• Audioverarbeitung, die keine Audiodaten auf den Datenträger des Weiterleitungsservers schreibt und keine Interviewinhalte in dessen Protokolle aufnimmt.
• Beschränkten, protokollierten Zugriff unseres Personals auf Kundendaten; die Zugriffsprotokolle werden 24 Monate aufbewahrt.
• Löschprotokolle und Prüfungen, die bestätigen, dass gespeicherte Dateien entfernt wurden.

Sie können in Ihrem Profil in Kira-AI die Löschung Ihres Kontos beantragen. Wenn Ihnen ein Workspace gehört, wird dieser ebenfalls gelöscht und sein Abonnement beendet. Andere Mitglieder behalten ihre persönlichen Konten. Soll Ihr Team den Workspace behalten, wenden Sie sich vor der Kontolöschung an den Support.

Wenn Sie ein Konto bei uns haben, stehen Ihnen die Rechte aus der DSGVO zu: das Auskunftsrecht, das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit, das Widerspruchsrecht sowie das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen, soweit die Verarbeitung darauf beruht. Schreiben Sie an support@getkira.com; wir antworten innerhalb eines Monats.

Wenn Sie zu einem Interview eingeladen wurden, wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte an das einladende Unternehmen. Sie können uns auch eine E-Mail senden. Wir leiten Ihre Anfrage an dieses Unternehmen weiter und helfen auf dessen Weisung bei der Umsetzung. Siehe Datenschutz für Bewerbende.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der spanischen Datenschutzbehörde Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) oder bei der Behörde an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort.

Wesentliche Änderungen dieser Erklärung veröffentlichen wir hier. Betrifft eine Änderung den Umgang mit Kundendaten, benachrichtigen wir die Personen, denen die Workspaces gehören, per E-Mail.

Kira-AI wird von Volodymyr Terekhov betrieben. Unsere Postanschrift finden Sie in den AGB. Kontakt: support@getkira.com.