Integritetspolicy

Denna policy beskriver hur Kira-AI (”vi”) hanterar personuppgifter på vår webbplats, i vår rekryterarapp och under AI-röstintervjuer.

• Rekryterare och deras kollegor — personer som har ett konto hos oss. Kira-AI är personuppgiftsansvarig för dina kontouppgifter.
• Kandidater — personer som bjuds in till en intervju av ett företag som använder Kira-AI. Arbetsgivaren är personuppgiftsansvarig för kandidaternas intervjuuppgifter och vi följer arbetsgivarens instruktioner. Information om dina intervjuuppgifter och rättigheter finns i vår integritetsinformation för kandidater.

Kira-AI är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi behöver för att driva verksamheten: ditt konto och din profil, din arbetsyta och dess inställningar, teammedlemskap och inbjudningar, fakturerings- och abonnemangsuppgifter, transaktionsmejl vi skickar till dig, supportkorrespondens samt de säkerhets- och granskningsloggar som beskrivs nedan.

Vi är personuppgiftsbiträde för allt som hör till en rekryteringsprocess: kandidater, deras intervjuer, inspelningar, transkriptioner, kandidatutvärderingar och rekryterarnas anteckningar om dem. Kunden bestämmer vilka jobb som ska annonseras, vilka som ska bjudas in, vilka frågor som ska ställas, hur kandidaterna ska bedömas och vad som händer därefter. Vi behandlar dessa uppgifter enbart för att tillhandahålla tjänsten, enligt kundens dokumenterade instruktioner.

Om en kandidat separat begär en inbjudan att lämna ett omdöme om plattformen är Kira-AI personuppgiftsansvarig endast för de begränsade kontakt- och samtyckesuppgifter som används för denna begäran.

Villkoren för vår roll som personuppgiftsbiträde anges separat i vårt personuppgiftsbiträdesavtal.

Vi samlar in följande uppgifter för att tillhandahålla och hantera ditt konto:

• Identitet och inloggning — e-postadress, visningsnamn, ett valfritt profilfoto, gränssnittsspråk och de autentiseringsuppgifter som vår databasleverantör lagrar (lösenordshash, inloggningssessioner och leverantörens egen säkerhetslogg, där IP-adresser registreras).
• Arbetsyta — företagsnamn, logotyp, varumärkesfärg, kundnamn och företagsinformation som du anger för att vägleda intervjuerna.
• Team — vilka som är medlemmar, vem som äger arbetsytan, inbjudningar du har skickat (e-postadress, en hashad inbjudningstoken, giltighetstid) och när personer gick med eller togs bort.
• Anslutna AI-appar — vilken app du anslöt, när du godkände den och de behörighetsuppgifter som behövs för att anslutningen ska fungera.
• Fakturering — ditt abonnemang, din abonnemangsnivå och din förbrukning. Kortuppgifter hanteras av vår betaltjänstleverantör och når aldrig våra servrar.
• Mejl vi skickar till dig — mottagaradress, meddelandetyp, mall och leveransreferens.

När du skapar en arbetsyta registrerar vi också kampanjetiketter (UTM-taggar), hänvisande webbplats och den första sidan som förde dig till oss. Detta grundar sig på våra berättigade intressen av att förstå vilka kampanjer som fungerar. Ingen cookie används för detta.

Den publika demon

Om du provar demon samlar vi in din verifierade e-postadress, ditt val för produktnyheter samt intervjuns inspelning och transkription. Kira-AI ansvarar för dessa uppgifter. Exempelintervjuer poängsätts inte och delas inte med rekryterande företag. Vi skickar produktnyheter endast om du väljer att få dem. Vi registrerar också kampanjetiketter (UTM-taggar), hänvisande webbplats och den första sidan som förde dig till demon, med samma berättigade intressen som rättslig grund och utan cookie. Begär radering genom att mejla support@getkira.com.

Vad vi inte samlar in

Vi använder en hashad version av din IP-adress för att begränsa upprepade anrop. Dessa säkerhetsuppgifter sparas i 24 timmar. Vi registrerar inte webbläsar- eller enhetsfingeravtryck. Valfri mätning börjar först efter samtycke inom EES, i Storbritannien, Schweiz, Brasilien, Indien, Kina, Sydkorea, Quebec och Kalifornien. På andra platser är den aktiverad som standard, med stöd av våra berättigade intressen av att mäta vilka annonser som leder till att konton skapas och betalningar görs och att visa Kira-AI-annonser på andra platser. Du kan stänga av den när som helst via ”Cookieinställningar” genom att välja ”Neka valfria”. Då stoppas framtida insamling och export till Google Ads. Utanför regioner där aktivt samtycke krävs gäller ett nej i 6 månader. Om webbläsaren därefter inte längre har kvar ditt nej är mätningen åter aktiverad som standard tills du nekar igen. En Global Privacy Control-signal från webbläsaren gör att mätning kräver ditt aktiva samtycke. Vi använder ungefärlig plats från vår driftleverantörs IP-uppslagning enbart för att avgöra vilket förfarande som gäller och lagrar den inte. Google Analytics mäter den publika webbplatsen och rekryterarappen när du är inloggad. Mätningen i appen skickar sökvägsmallar i stället för postidentifierare eller sidtitlar. Google Analytics mäter aldrig kandidat- eller intervjusidor, publika demo- eller karriärsidor, inloggnings- eller onboardingsidor eller juridiska sidor. På den publika webbplatsen tillåter samma val även att PostHog registrerar sidvisningar, klick och rullning samt spelar in varje besök. Inspelningarna döljer allt som skrivs i formulärfält, och PostHog körs inte i rekryterarappen. Vi kan också spara en klickidentifierare från Google och källtaggar i upp till 90 dagar och skicka uppgifter om skapade arbetsytor och första betalningar till Google Ads. För detta ändamål skickar vi inga e-postadresser, telefonnummer, kandidatuppgifter eller intervjuinnehåll. Enbart på den publika webbplatsen tillåter samma val även att Google Ads och Meta känner igen din webbläsare, så att vi kan visa dig Kira-AI-annonser på andra platser. För den insamlingen är Kira-AI och Meta gemensamt personuppgiftsansvariga. Metas egen policy gäller för Metas senare användning av uppgifterna. Google Signals förblir avstängt. Supportchatten körs också i din webbläsare och tar emot din IP-adress. Chattcookies håller ditt samtal tillgängligt när du öppnar chatten — se vår cookiepolicy.

Inbäddade videor i Hjälpcenter och bloggen använder YouTubes spelare med utökat integritetsskydd, som ansluter till YouTube när sidan öppnas. Google tar då emot din IP-adress och kan använda cookies eller webbläsarlagring för att möjliggöra uppspelning. Videon tillåter inte annonsmätning för Kira-AI och ändrar inte ditt cookieval.

Våra leverantörer av drift, lagring och e-post för också infrastrukturloggar som kan innehålla IP-adresser.

Vi behandlar följande kandidatuppgifter för det rekryterande företagets räkning:

• Identitet — namn (valfritt), e-postadress och ett internt referensnummer.
• Inbjudan och samtycke — uppgifter om inbjudan, en hashad åtkomsttoken och en hashad engångskod för verifiering samt exakt version, språk och tidsstämpel för det samtycke kandidaten gav.
• Intervjun — tidsstämplar för start, aktivitet och avslut, intervjuspråk, vilka planerade frågor som besvarades eller hoppades över samt en krypterad referens till AI-leverantörens session.
• Ljud — separata ljudinspelningar av kandidaten och AI-intervjuaren. Vi spelar inte in video och begär inte åtkomst till kameran.
• Transkription — intervjutexten, inklusive vem som talade och när.
• Kandidatutvärdering — poäng för varje bedömningskriterium, förklaringar, citat ur transkriptionen som underlag, styrkor, brister och relevant sakinformation. Vi registrerar också vilken modell och promptversion som användes för att ta fram den.
• Uppgifter från rekryterare — rekryterarnas betyg, anteckningar och kommentarer, rekryteringssteg och eventuell registrerad avslagsorsak.
• Kandidatens feedback — ett valfritt stjärnbetyg och en fritextkommentar om intervjuupplevelsen.

Kira-AI tar inte emot uppladdade CV:n eller dokument.

Om du begär en inbjudan att lämna ett omdöme är Kira-AI personuppgiftsansvarig för denna begäran, med ditt samtycke som rättslig grund. Vi delar din verifierade e-postadress och en omdömesreferens med Trustpilot så att Trustpilot kan skicka en inbjudan till dig. Vi delar inte din intervjuinspelning, din transkription, din bedömning, resultatet av rekryteringen eller uppgifter om det rekryterande företaget.

Vi sparar begränsade uppgifter om samtycket och inbjudan för att uppfylla din begäran och förhindra dubbla inbjudningar. Du kan återkalla ditt samtycke eller begära radering genom att kontakta support@getkira.com. Ett redan skickat mejl kan inte återkallas. Trustpilot hanterar uppgifter om inbjudan för vår räkning och är separat personuppgiftsansvarig för eventuella konton eller offentliga omdömen du skapar enligt Trustpilots integritetspolicy.

Inspelningar, transkriptioner och kandidatutvärderingar sparas tills de raderas. De raderas inte automatiskt. Det rekryterande företaget ansvarar för att bestämma hur länge kandidaternas intervjuuppgifter ska sparas.

Så länge sparar vi olika typer av uppgifter:

Efter radering sparar vi pseudonyma raderingsloggar i 24 månader och leveransloggar för transaktionsmejl i 30 dagar. Enligt våra leverantörers standardvillkor kan innehåll som behandlas av Gemini finnas kvar i Googles loggar för missbruksövervakning i 55 dagar. Resend sparar mejl och loggar i 30 dagar och säkerhetskopior i 7 dagar. Dessa sparade kopior är skilda från Kira-AI:s aktiva databas och fillagring. Laglig lagring för fakturering och rättsliga ändamål gäller också.

Kira-AI bygger på ett litet antal namngivna leverantörer. Detta är den fullständiga listan över parter som tar emot personuppgifter och vad var och en tar emot.

Trustpilot kan spara uppgifter om inbjudningar i upp till två år, om vi inte begär tidigare radering. Offentliga omdömen hanteras separat enligt Trustpilots integritetspolicy.

Valfri Google-mätning körs inte på kandidat- eller intervjusidor och tar inte emot kandidat- eller intervjuinnehåll. Google Ads tar endast emot de valfria uppgifter om sidvisningar på webbplatsen, klick och affärsresultat som beskrivs ovan. Annonstaggar och återmarknadsföring körs bara på den publika webbplatsen, aldrig i rekryterarappen eller på kandidatsidor. Det finns ingen sessionsinspelning utanför den publika webbplatsen och ingen separat leverantör för tal-till-text: transkriptionen skapas av samma modell som genomför intervjun.

Vår intervjudatabas och ljudlagring finns inom EU.

Googles Gemini API behandlar intervjuljud, transkriptioner och bedömningspromptar. Denna behandling kan ske utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

Vår applikation driftas i Frankfurt, men vår driftleverantör kan leda anrop genom andra länder.

Resend lagrar e-postuppgifter, inklusive mottagaradresser och meddelandeinnehåll, i USA.

Vi överför personuppgifter utanför EES endast när tillämplig dataskyddslagstiftning tillåter det, med stöd av ett tillämpligt beslut om adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder, såsom Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler.

Kira-AI fattar inga anställningsbeslut. Det är inte ett positioneringsbudskap, utan så är systemet byggt. Det verifierades mot koden innan denna sida skrevs.

• Modellen tar fram underlag, inte beslut. Den instrueras att aldrig rekommendera att någon anställs, väljs bort, går vidare eller rangordnas och att aldrig ge ett samlat omdöme. Den lämnar poäng per kriterium med skriftlig motivering och ordagranna citat, resultat för skallkrav samt korta punktlistor över styrkor och brister.
• Den övergripande AI-bedömningen i en kandidatutvärdering beräknas av vår egen kod som det aritmetiska medelvärdet av kriteriepoängen, där varje poängsatt kriterium väger lika tungt. Det är en etikett för prioritering. Den ändrar inte kandidatens status.
• Det finns inga automatiska avslag, ingen automatisk övergång till nästa steg och ingen poänggräns någonstans som ändrar en kandidats status. Att flytta en kandidat — och i synnerhet registrera en anställning eller ett avslag — kan endast göras av en inloggad mänsklig medlem i arbetsytan. Åtgärden kopplas till den personen i arbetsytans aktivitetsflöde. Flödet är ingen granskningslogg — se ”Så länge sparas uppgifterna”. Poängsättningstjänsten kan tekniskt sett inte skriva till en kandidats status. Den har ingen sådan behörighet.
• Modellen är uttryckligen förbjuden att dra slutsatser om eller nämna personlighet, karaktär, känslor, humör, attityd, självsäkerhet, nervositet, hur väl någon passar in i företagskulturen eller någon skyddad egenskap. Den får inte heller tolka in betydelse i pauser, tvekan, accent, grammatik eller ordförråd, om inte ett kriterium bedömer språkfärdighet. Produkten saknar funktioner för känslo-, sentiment- och röstanalys, och poängsättningssteget får intervjutexten, inte ljudet.

Mot denna bakgrund anser vi inte att produkten fattar beslut som har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar den registrerade i den mening som avses i art. 22 GDPR. Arbetsgivaren ansvarar fortfarande för de beslut arbetsgivaren fattar och för att informera kandidaterna om att AI används i arbetsgivarens process.

Vi skyddar personuppgifter genom:

• Åtkomstkontroller som håller varje arbetsytas uppgifter åtskilda.
• Privat ljudlagring och tidsbegränsad åtkomst för uppspelning.
• Kryptering och hashning av känsliga identifierare och åtkomstkoder.
• Ljudbehandling som inte skriver ljud till reläserverns disk eller tar med intervjuinnehåll i dess loggar.
• Begränsad och loggad personalåtkomst till kunduppgifter, med åtkomstloggar som sparas i 24 månader.
• Raderingsloggar och kontroller som bekräftar att lagrade filer har tagits bort.

Du kan begära att ditt konto raderas via din profil i Kira-AI. Om du äger en arbetsyta raderas även arbetsytan och dess abonnemang avslutas. Övriga medlemmar behåller sina personliga konton. Om du vill att ditt team ska behålla arbetsytan ska du kontakta supporten innan du raderar ditt konto.

Om du har ett konto hos oss har du de rättigheter som GDPR ger: rätt till tillgång, rätt till rättelse, rätt till radering, rätt till begränsning av behandling, rätt till dataportabilitet, rätt att göra invändningar samt rätt att återkalla samtycke när behandlingen grundar sig på samtycke. Skriv till support@getkira.com så svarar vi inom en månad.

Om du är kandidat ska du kontakta företaget som bjöd in dig för att utöva dina rättigheter avseende personuppgifter. Du kan också mejla oss, så vidarebefordrar vi din begäran till företaget och hjälper till att genomföra den enligt företagets instruktioner. Se vår integritetsinformation för kandidater.

Du kan lämna klagomål till en tillsynsmyndighet, till exempel den spanska myndigheten Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) eller tillsynsmyndigheten där du bor eller arbetar.

Vi publicerar väsentliga ändringar av denna policy här. Om ändringen påverkar hur kunduppgifter hanteras meddelar vi arbetsytornas ägare via mejl.

Kira-AI drivs av Volodymyr Terekhov. Vår postadress finns i våra användarvillkor. Kontakt: support@getkira.com.