Política de privacidade

Esta política explica como Kira-AI («nós») trata os dados pessoais no nosso site, na aplicação para recrutadores e durante as entrevistas por voz com IA.

• Recrutadores e colegas — pessoas que têm uma conta connosco. Somos o responsável pelo tratamento dos dados da sua conta.
• Candidatos — pessoas que recebem um convite para uma entrevista de uma empresa que usa Kira-AI. A entidade empregadora é a responsável pelo tratamento dos dados das entrevistas dos candidatos e nós atuamos segundo as instruções desta. Para saber mais sobre os dados da sua entrevista e os seus direitos, leia o nosso Aviso de privacidade dos candidatos.

Somos o responsável pelo tratamento dos dados de que precisamos para exercer a nossa atividade: a sua conta e o seu perfil, o espaço de trabalho e as respetivas definições, os membros da equipa e os convites, os registos de faturação e subscrição, os emails transacionais que lhe enviamos, a correspondência de apoio e os registos de segurança e auditoria descritos abaixo.

Somos o subcontratante relativamente a tudo o que faz parte de um processo de recrutamento: candidatos, entrevistas, gravações, transcrições, fichas de avaliação e notas que os recrutadores escrevem sobre os candidatos. O cliente decide que vagas anunciar, quem convidar, que perguntas fazer, como avaliar os candidatos e o que acontece a seguir. Tratamos esses dados apenas para prestar o serviço, segundo as instruções documentadas do cliente.

Se um candidato pedir separadamente um convite para avaliar a plataforma, Kira-AI atua como responsável pelo tratamento apenas dos dados limitados de contacto e consentimento usados para esse pedido.

As condições aplicáveis ao subcontratante constam, em separado, do nosso Acordo de tratamento de dados.

Recolhemos as seguintes informações para disponibilizar e gerir a sua conta:

• Identidade e início de sessão — endereço de email, nome apresentado, fotografia de perfil opcional, idioma da interface e registos de autenticação mantidos pelo nosso fornecedor de base de dados (hash da palavra-passe, sessões iniciadas e registo de segurança do próprio fornecedor, que regista endereços IP).
• Espaço de trabalho — nome da empresa, logótipo, cor da marca, nomes de clientes e informações sobre a empresa que fornece para orientar as entrevistas.
• Equipa — quem é membro, quem detém o espaço de trabalho, convites que enviou (endereço de email, hash do token de convite, data de expiração) e quando os membros aderiram ou foram removidos.
• Aplicações de IA ligadas — que aplicação ligou, quando a aprovou e os registos de autorização necessários para manter a ligação a funcionar.
• Faturação — a sua subscrição, plano e contagens de utilização. Os dados do cartão são tratados pelo nosso prestador de serviços de pagamento e nunca chegam aos nossos servidores.
• Emails que lhe enviamos — endereço do destinatário, tipo de mensagem, modelo e referência de entrega.

Quando cria um espaço de trabalho, registamos também os identificadores de campanha (tags UTM), o site de origem e a primeira página pela qual chegou até nós, com base nos nossos interesses legítimos em saber que campanhas funcionam; não usamos cookies para este efeito.

Demonstração pública

Se experimentar a demonstração, recolhemos o seu endereço de email verificado, a preferência relativa a novidades do produto e a gravação e transcrição da entrevista. A responsabilidade por estes dados cabe a Kira-AI. As entrevistas de demonstração não recebem pontuação nem são partilhadas com empresas que recrutam. Só enviamos novidades do produto se der o seu consentimento. Registamos também os identificadores de campanha (tags UTM), o site de origem e a primeira página pela qual chegou à demonstração, com base nos mesmos interesses legítimos e sem cookies. Para pedir a eliminação, envie um email para support@getkira.com.

O que não recolhemos

Usamos uma versão do seu endereço IP transformada por uma função hash para limitar pedidos repetidos. Estes registos de segurança são conservados durante 24 horas. Não registamos impressões digitais do navegador ou do dispositivo. A medição opcional só começa após o consentimento no EEE, Reino Unido, Suíça, Brasil, Índia, China, Coreia do Sul, Quebeque e Califórnia. Nos restantes locais, está ativa por predefinição, com base nos nossos interesses legítimos em medir que anúncios levam à criação de contas e a pagamentos e em mostrar anúncios de Kira-AI noutros sites. Pode desativá-la a qualquer momento em «Definições de cookies», escolhendo «Rejeitar opcionais». Esta escolha interrompe futuras recolhas e exportações para Google Ads. Fora das regiões que exigem consentimento prévio, a rejeição dura 6 meses; depois, se o navegador já não guardar a rejeição, a medição volta a estar ativa por predefinição até que a rejeite novamente. Um sinal Global Privacy Control do navegador faz com que seja aplicado o regime de consentimento prévio. Usamos a localização aproximada obtida pela consulta do endereço IP pelo nosso fornecedor de alojamento apenas para escolher o regime aplicável e não a armazenamos. Google Analytics mede a utilização do site público e da aplicação para recrutadores com sessão iniciada; a medição na aplicação envia modelos de rotas em vez de identificadores de registos ou títulos de páginas. Nunca mede páginas de candidatos ou de entrevistas, a demonstração pública, páginas públicas de carreiras, páginas de início de sessão ou de configuração inicial, nem páginas jurídicas. No site público, a mesma escolha também permite que PostHog registe visualizações de páginas, cliques, deslocações na página e uma gravação de cada visita; as gravações ocultam tudo o que é escrito nos campos dos formulários e PostHog não funciona na aplicação para recrutadores. Podemos também conservar um identificador de clique da Google e tags de origem até 90 dias e enviar a Google Ads os resultados de criação de espaços de trabalho e de primeiros pagamentos. Não enviamos endereços de email, números de telefone, dados de candidatos nem conteúdo de entrevistas para este efeito. Apenas no site público, a mesma escolha também permite que Google Ads e Meta reconheçam o seu navegador, para lhe mostrarmos anúncios de Kira-AI noutros sites. Para essa recolha, Kira-AI e a Meta são responsáveis conjuntos pelo tratamento; a utilização posterior pela Meta é abrangida pela política da própria Meta. Google Signals permanece desativado. O chat de apoio também funciona no seu navegador e recebe o seu endereço IP. Os cookies do chat mantêm a conversa disponível quando abre o chat — consulte a Política de cookies.

Os vídeos incorporados na ajuda e no blogue usam o leitor do YouTube com privacidade reforçada, que se liga ao YouTube quando a página abre. A Google recebe então o seu endereço IP e pode usar cookies ou armazenamento do navegador para permitir a reprodução. O vídeo não permite a medição publicitária de Kira-AI nem altera a sua escolha de cookies.

Os nossos fornecedores de alojamento, armazenamento e email também mantêm registos de infraestrutura que podem incluir endereços IP.

Tratamos os seguintes dados dos candidatos por conta da empresa que recruta:

• Identidade — nome (opcional), endereço de email e número de referência interno.
• Convite e consentimento — registo do convite, hash de um token de acesso e hash de um código de verificação de utilização única, bem como a versão exata, o idioma e a data e hora do consentimento dado pelo candidato.
• Entrevista — datas e horas de início, atividade e conclusão, idioma da entrevista, que perguntas previstas foram respondidas ou ignoradas e uma referência cifrada à sessão do fornecedor de IA.
• Áudio — gravações de áudio separadas do candidato e da entrevistadora de IA. Não gravamos vídeo nem pedimos acesso à câmara.
• Transcrição — texto da entrevista, incluindo quem falou e quando.
• Ficha de avaliação — pontuações de cada critério de avaliação, explicações, citações da transcrição que as sustentam, pontos fortes, lacunas e informações factuais relevantes. Registamos também o modelo e a versão do prompt usados para a produzir.
• Contributo humano — classificações, notas e comentários dos recrutadores, fase de recrutamento e qualquer motivo de rejeição registado.
• Feedback dos candidatos — classificação opcional por estrelas e comentário de texto livre sobre a experiência da entrevista.

Kira-AI não aceita o carregamento de CV ou documentos.

Se pedir um convite para avaliar a plataforma, Kira-AI atua como responsável pelo tratamento desse pedido e baseia-se no seu consentimento. Partilhamos o seu endereço de email verificado e uma referência de avaliação com a Trustpilot para que esta lhe possa enviar um convite. Não partilhamos a gravação da entrevista, a transcrição, a avaliação da candidatura, o resultado do processo de recrutamento nem os dados da empresa que recruta.

Mantemos um registo limitado do consentimento e do convite para satisfazer o seu pedido e evitar convites duplicados. Pode retirar o consentimento ou pedir a eliminação através de support@getkira.com. Isto não permite anular um email já enviado. A Trustpilot trata os dados do convite por nossa conta e é, separadamente, responsável pelo tratamento de qualquer conta ou avaliação pública que crie na Trustpilot, ao abrigo da respetiva Política de privacidade.

As gravações, transcrições e fichas de avaliação são conservadas até serem eliminadas. Não expiram automaticamente. Cabe à empresa que recruta decidir durante quanto tempo conservar os dados das entrevistas dos candidatos.

Durante quanto tempo conservamos os diferentes tipos de dados:

Após a eliminação, conservamos registos pseudonimizados da eliminação durante 24 meses e registos de entrega de emails transacionais durante 30 dias. Nos termos das condições gerais dos nossos fornecedores, o conteúdo tratado por Gemini pode permanecer nos registos de monitorização de abusos da Google durante 55 dias; a Resend conserva emails e registos durante 30 dias e cópias de segurança durante 7 dias. Estas cópias conservadas são distintas da base de dados ativa e do armazenamento de ficheiros de Kira-AI. Aplicam-se também os prazos de conservação legalmente exigidos para efeitos de faturação e outros fins legais.

Kira-AI recorre a um número reduzido de fornecedores identificados. Esta é a lista completa das entidades que recebem dados pessoais e do que cada uma recebe.

A Trustpilot pode conservar os dados dos convites até dois anos, salvo se pedirmos a sua eliminação antecipada. As avaliações públicas são tratadas separadamente ao abrigo da Política de privacidade da Trustpilot.

A medição opcional da Google não funciona nas páginas de candidatos ou de entrevistas e não recebe conteúdo de candidatos ou de entrevistas. Google Ads recebe apenas os dados opcionais de visualizações de páginas do site, cliques e resultados comerciais descritos acima. As tags publicitárias e o remarketing funcionam apenas no site público, nunca na aplicação para recrutadores nem nas páginas de candidatos. Não há gravação de sessões fora do site público e não há um fornecedor separado de conversão de voz em texto: a transcrição é produzida pelo mesmo modelo que conduz a entrevista.

A nossa base de dados de entrevistas e o armazenamento de áudio estão localizados na UE.

A Gemini API da Google trata o áudio das entrevistas, as transcrições e os prompts de avaliação. Este tratamento pode ocorrer fora do Espaço Económico Europeu (EEE).

A nossa aplicação está alojada em Frankfurt, mas o nosso fornecedor de alojamento pode encaminhar pedidos através de outros países.

A Resend armazena os dados de email, incluindo endereços de destinatários e conteúdo de mensagens, nos Estados Unidos.

Só transferiremos dados pessoais para fora do EEE quando a legislação aplicável em matéria de proteção de dados o permitir, com base numa decisão de adequação aplicável ou em garantias adequadas, como as cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia.

Kira-AI não toma decisões de contratação. Não se trata de uma frase de marketing; é assim que o sistema está construído, e isto foi verificado no código antes de esta página ser escrita.

• O modelo produz evidências, não veredictos. Recebe instruções para nunca recomendar a contratação, rejeição, passagem à fase seguinte ou ordenação de candidatos, nem emitir um juízo global. Devolve pontuações por critério com fundamentação escrita e citações textuais, resultados dos requisitos obrigatórios e pontos fortes e lacunas em tópicos breves.
• A avaliação global da IA apresentada numa ficha de avaliação é calculada pelo nosso código como a média aritmética das pontuações dos critérios, com o mesmo peso para cada critério pontuado. É uma indicação para triagem. Não altera em nada o estado do candidato.
• Não existe rejeição automática, passagem automática à fase seguinte nem qualquer limiar de pontuação que altere o estado de um candidato. Mudar um candidato de fase — e, em particular, registar uma contratação ou rejeição — só pode ser feito por uma pessoa que seja membro do espaço de trabalho e tenha sessão iniciada, ficando essa ação atribuída a essa pessoa no histórico de atividade do espaço de trabalho. Esse histórico não é um registo de auditoria — consulte «Prazos de conservação». O serviço de pontuação é tecnicamente incapaz de alterar o estado de um candidato; não tem essa permissão.
• O modelo está expressamente proibido de inferir ou mencionar personalidade, caráter, emoção, humor, atitude, confiança, nervosismo, adequação à cultura da empresa ou qualquer característica protegida, bem como de atribuir significado a pausas, hesitações, sotaque, gramática ou vocabulário, salvo se um critério avaliar a proficiência no idioma. O produto não tem capacidade de análise de emoções, sentimentos ou voz, e o processo de pontuação recebe o texto da entrevista, não o áudio.

Por estes motivos, não consideramos que o produto tome decisões que produzam efeitos jurídicos ou efeitos igualmente significativos na aceção do art. 22.º do RGPD. A entidade empregadora continua a ser responsável pela decisão que toma e por informar os candidatos de que usa IA no seu processo.

Protegemos os dados pessoais através de:

• Controlos de acesso que mantêm separados os dados de cada espaço de trabalho.
• Armazenamento privado de áudio e acesso à reprodução limitado no tempo.
• Cifragem e funções hash para identificadores sensíveis e códigos de acesso.
• Tratamento de áudio que não escreve áudio no disco do servidor de retransmissão nem inclui conteúdo das entrevistas nos respetivos registos.
• Acesso restrito e registado da nossa equipa aos dados dos clientes, com conservação dos registos de acesso durante 24 meses.
• Registos de eliminação e verificações que confirmam a remoção dos ficheiros armazenados.

Pode pedir a eliminação da conta no seu Perfil em Kira-AI. Se detiver um espaço de trabalho, esta ação também elimina esse espaço e termina a respetiva subscrição. Os restantes membros mantêm as suas contas pessoais. Se quiser que a sua equipa mantenha o espaço de trabalho, contacte o apoio antes de eliminar a conta.

Se tiver uma conta connosco, tem os direitos previstos no RGPD: direito de acesso, direito de retificação, direito ao apagamento dos dados, direito à limitação do tratamento, direito de portabilidade dos dados, direito de oposição e direito de retirar o consentimento quando o tratamento se baseie nele. Escreva para support@getkira.com e responderemos no prazo de um mês.

No caso dos candidatos, para exercer os direitos de privacidade, contacte a empresa que lhe enviou o convite. Pode também enviar-nos um email; encaminharemos o pedido para essa empresa e ajudaremos a executá-lo segundo as instruções dela. Consulte o nosso Aviso de privacidade dos candidatos.

Pode apresentar uma reclamação a uma autoridade de controlo, incluindo a autoridade espanhola Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), ou à autoridade do local onde vive ou trabalha.

Publicaremos aqui as alterações substanciais a esta política e, quando afetarem a forma como os dados dos clientes são tratados, notificaremos por email quem detém os espaços de trabalho.

A operação de Kira-AI é assegurada por Volodymyr Terekhov. O nosso endereço postal consta dos Termos de serviço. Contacto: support@getkira.com.