Politica de confidențialitate

Această politică explică modul în care Kira-AI („noi”) gestionează datele cu caracter personal pe site-ul nostru, în aplicația pentru recrutori și în timpul interviurilor audio cu AI.

• Recrutori și colegii lor – persoane care au un cont la noi. Pentru datele contului dumneavoastră, noi suntem operatorul.
• Candidați – persoane invitate la un interviu de o companie care folosește Kira-AI. Pentru datele din interviurile candidaților, angajatorul este operatorul, iar noi acționăm conform instrucțiunilor sale. Pentru informații despre datele din interviul dumneavoastră și despre drepturile pe care le aveți, citiți Nota de informare privind prelucrarea datelor candidaților.

Noi suntem operatorul pentru datele necesare desfășurării activității noastre: contul și profilul dumneavoastră, spațiul de lucru și setările sale, componența echipei și invitațiile, evidențele de facturare și abonament, e-mailurile tranzacționale pe care vi le trimitem, corespondența pentru asistență și evidențele de securitate și audit descrise mai jos.

Noi suntem persoana împuternicită de operator pentru tot ce ține de un proces de recrutare: candidați, interviurile lor, înregistrări, transcrieri, fișe de evaluare și notele scrise de recrutori despre aceștia. Clientul decide ce posturi să publice, pe cine să invite, ce întrebări să pună, cum sunt evaluați candidații și ce urmează. Prelucrăm aceste date doar pentru a furniza serviciul, conform instrucțiunilor documentate ale clientului.

Dacă un candidat solicită separat o invitație pentru a publica o recenzie a platformei, Kira-AI acționează ca operator doar pentru datele limitate de contact și de consimțământ folosite pentru acea solicitare.

Condițiile aplicabile persoanei împuternicite de operator sunt prevăzute separat în Acordul de prelucrare a datelor.

Colectăm următoarele informații pentru a vă pune la dispoziție contul și a-l administra:

• Identitate și conectare – adresa de e-mail, numele afișat, o fotografie de profil opțională, limba interfeței și evidențele de autentificare deținute de furnizorul bazei noastre de date (hashul parolei, sesiunile de conectare și jurnalul propriu de securitate al furnizorului, care înregistrează totuși adrese IP).
• Spațiu de lucru – numele companiei, sigla, culoarea mărcii, numele clienților și informațiile despre companie pe care le furnizați pentru a ghida interviurile.
• Echipă – cine este membru, cine deține spațiul de lucru, invitațiile trimise (adresa de e-mail, hashul tokenului de invitație, expirarea) și când s-au alăturat sau au fost eliminați membrii.
• Aplicații AI conectate – ce aplicație ați conectat, când ați aprobat-o și evidențele de autorizare necesare pentru a menține conexiunea funcțională.
• Facturare – abonamentul, planul și consumul dumneavoastră. Datele cardului sunt gestionate de furnizorul nostru de plăți și nu ajung niciodată pe serverele noastre.
• E-mailurile pe care vi le trimitem – adresa destinatarului, tipul mesajului, șablonul și referința de livrare.

Când creați un spațiu de lucru, înregistrăm și etichetele campaniei (etichete UTM), site-ul de proveniență și prima pagină prin care ați ajuns la noi, în baza interesului nostru legitim de a afla ce campanii funcționează; nu folosim cookie-uri în acest scop.

Demo public

Dacă încercați interviul demonstrativ, colectăm adresa de e-mail verificată, preferința privind noutățile despre produs, înregistrarea și transcrierea interviului. Kira-AI răspunde pentru aceste date. Interviurile demonstrative nu primesc scoruri și nu sunt partajate cu companiile care recrutează. Vă trimitem noutăți despre produs doar dacă vă dați acordul. Înregistrăm și etichetele campaniei (etichete UTM), site-ul de proveniență și prima pagină prin care ați ajuns la demo, în baza aceluiași interes legitim și fără cookie-uri. Pentru a solicita ștergerea datelor, scrieți la support@getkira.com.

Ce nu colectăm

Folosim un hash al adresei dumneavoastră IP pentru a limita cererile repetate. Aceste evidențe de securitate sunt păstrate timp de 24 de ore. Nu înregistrăm amprente ale browserului sau ale dispozitivului. Măsurarea opțională începe doar după exprimarea consimțământului în SEE, Regatul Unit, Elveția, Brazilia, India, China, Coreea de Sud, Quebec și California. În celelalte regiuni, este activată implicit, în baza interesului nostru legitim de a măsura ce reclame duc la crearea de conturi și la plăți și de a afișa reclame Kira-AI în alte locuri. O puteți dezactiva oricând din „Setări cookie-uri”, alegând „Refuzați cele opționale”. Astfel se opresc colectarea viitoare și exporturile către Google Ads. În afara regiunilor care cer consimțământ prealabil, refuzul este valabil 6 luni; apoi, dacă browserul nu mai păstrează refuzul, măsurarea este din nou activată implicit până când o refuzați din nou. Dacă browserul transmite un semnal Global Privacy Control, vi se aplică regimul cu consimțământ prealabil. Folosim localizarea aproximativă determinată de furnizorul nostru de găzduire pe baza adresei IP doar pentru a stabili ce regim se aplică și nu o stocăm. Google Analytics măsoară utilizarea site-ului public și a aplicației pentru recrutori după conectare; măsurarea din aplicație trimite șabloane de rute, nu identificatori de înregistrări sau titluri de pagini. Google Analytics nu măsoară niciodată paginile pentru candidați, de interviu, de demo public, de cariere publice, de conectare, de configurare inițială sau paginile juridice. Pe site-ul public, aceeași alegere permite și ca PostHog să înregistreze vizualizări de pagini, clicuri și derulări și să creeze o înregistrare a fiecărei vizite; înregistrările ascund tot ce se introduce în câmpurile formularelor, iar PostHog nu rulează în aplicația pentru recrutori. Putem păstra și un identificator de clic Google și etichete de sursă timp de cel mult 90 de zile și putem trimite către Google Ads rezultate privind crearea spațiilor de lucru și prima plată. Nu trimitem adrese de e-mail, numere de telefon, date despre candidați sau conținutul interviurilor în acest scop. Doar pe site-ul public, aceeași alegere permite și ca Google Ads și Meta să vă recunoască browserul, pentru a vă putea afișa reclame Kira-AI în alte locuri. Pentru această colectare, Kira-AI și Meta sunt operatori asociați; utilizarea ulterioară a datelor de către Meta este reglementată de propria politică Meta. Google Signals rămâne dezactivat. Chatul de asistență rulează și el în browser și primește adresa dumneavoastră IP. Cookie-urile de chat mențin conversația disponibilă când deschideți chatul – consultați Politica de cookie-uri.

Videoclipurile încorporate în paginile de ajutor și de blog folosesc playerul YouTube cu confidențialitate sporită, care se conectează la YouTube la deschiderea paginii. Google primește atunci adresa dumneavoastră IP și poate folosi cookie-uri sau stocarea în browser pentru a reda videoclipul. Videoclipul nu permite măsurarea publicității Kira-AI și nu modifică alegerea privind cookie-urile.

Furnizorii noștri de găzduire, stocare și e-mail păstrează și jurnale de infrastructură care pot include adrese IP.

Prelucrăm următoarele date despre candidați în numele companiei care recrutează:

• Identitate – nume (opțional), adresă de e-mail și un număr intern de referință.
• Invitație și consimțământ – evidența invitației, hashul unui token de acces și hashul unui cod de verificare de unică folosință, precum și versiunea exactă, limba și marcajul temporal al consimțământului exprimat de candidat.
• Interviul – marcajele temporale ale începerii, activității și finalizării, limba interviului, întrebările din plan la care s-a răspuns sau care au fost omise și o referință criptată la sesiunea furnizorului AI.
• Audio – înregistrări audio separate ale candidatului și ale intervievatoarei AI. Nu înregistrăm video și nu solicităm acces la cameră.
• Transcriere – textul interviului, inclusiv cine a vorbit și când.
• Fișă de evaluare – scoruri pentru fiecare criteriu de evaluare, explicații, citate din transcriere care le susțin, puncte forte, lacune și informații factuale relevante. Înregistrăm și modelul și versiunea instrucțiunilor folosite pentru a o genera.
• Contribuții umane – notele acordate de recrutori, însemnările și comentariile lor, etapa de recrutare și orice motiv de respingere înregistrat.
• Părerea candidatului – o evaluare opțională cu stele și un comentariu liber despre experiența interviului.

Kira-AI nu permite încărcarea de CV-uri sau documente.

Dacă solicitați o invitație pentru a publica o recenzie, Kira-AI acționează ca operator pentru această solicitare și se bazează pe consimțământul dumneavoastră. Transmitem către Trustpilot adresa dumneavoastră de e-mail verificată și o referință pentru recenzie, pentru ca acesta să vă poată trimite o invitație. Nu transmitem înregistrarea interviului, transcrierea, evaluarea, rezultatul recrutării sau detaliile companiei care recrutează.

Păstrăm o evidență limitată a consimțământului și a invitației pentru a vă îndeplini solicitarea și a preveni invitațiile duplicate. Puteți retrage consimțământul sau solicita ștergerea datelor scriind la support@getkira.com. Un e-mail deja trimis nu mai poate fi retras. Trustpilot gestionează datele invitației în numele nostru și este, separat, operator pentru orice cont sau recenzie publică pe care o creați, conform Politicii sale de confidențialitate.

Înregistrările, transcrierile și fișele de evaluare sunt păstrate până la ștergere. Nu expiră automat. Compania care recrutează răspunde de stabilirea perioadei de stocare a datelor din interviurile candidaților.

Cât timp păstrăm diferitele tipuri de date:

După ștergere, păstrăm evidențe pseudonimizate ale ștergerilor timp de 24 de luni și evidențe de livrare a e-mailurilor tranzacționale timp de 30 de zile. Conform condițiilor standard ale furnizorilor noștri, conținutul prelucrat de Gemini poate rămâne în evidențele Google de monitorizare a abuzurilor timp de 55 de zile; Resend păstrează e-mailurile și jurnalele timp de 30 de zile, iar copiile de siguranță timp de 7 zile. Aceste copii păstrate sunt separate de baza de date activă și de spațiul de stocare a fișierelor Kira-AI. Se aplică, de asemenea, păstrarea datelor de facturare permisă de lege și păstrarea impusă de lege.

Kira-AI se bazează pe un număr mic de furnizori, indicați nominal. Aceasta este lista completă a părților care primesc date cu caracter personal și a datelor primite de fiecare.

Trustpilot poate păstra datele invitației timp de cel mult doi ani, cu excepția cazului în care solicităm ștergerea lor mai devreme. Recenziile publice sunt gestionate separat, conform Politicii de confidențialitate a Trustpilot.

Măsurarea opțională Google nu rulează pe paginile pentru candidați sau de interviu și nu primește conținut despre candidați sau din interviuri. Google Ads primește doar datele opționale despre vizualizările de pagini pe site, clicuri și rezultate comerciale descrise mai sus. Etichetele de publicitate și remarketingul rulează doar pe site-ul public, niciodată în aplicația pentru recrutori sau pe paginile pentru candidați. Nu înregistrăm sesiunile în afara site-ului public și nu avem un furnizor separat pentru conversia vorbirii în text: transcrierea este produsă de același model care conduce interviul.

Baza noastră de date pentru interviuri și spațiul de stocare audio se află în UE.

Gemini API de la Google prelucrează înregistrările audio ale interviurilor, transcrierile și instrucțiunile pentru evaluare. Această prelucrare poate avea loc în afara Spațiului Economic European (SEE).

Aplicația noastră este găzduită în Frankfurt, iar furnizorul de găzduire poate direcționa cererile prin alte țări.

Resend stochează datele de e-mail, inclusiv adresele destinatarilor și conținutul mesajelor, în Statele Unite.

Vom transfera date cu caracter personal către țări terțe doar dacă legislația aplicabilă privind protecția datelor permite acest lucru, în baza unei decizii aplicabile privind caracterul adecvat al nivelului de protecție sau a unor garanții adecvate, precum clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.

Kira-AI nu ia decizii de angajare. Nu este o afirmație de marketing; așa este construit sistemul, iar acest lucru a fost verificat în cod înainte de redactarea acestei pagini.

• Modelul produce dovezi, nu verdicte. Instrucțiunile îi interzic să recomande angajarea, respingerea, avansarea sau ierarhizarea oricărui candidat și să formuleze o apreciere generală. Returnează scoruri pentru fiecare criteriu, cu justificări scrise și citate exacte, rezultate privind cerințele obligatorii și liste scurte de puncte forte și lacune.
• Rezultatul general afișat pe o fișă de evaluare este calculat de codul nostru ca medie aritmetică a scorurilor pe criterii, fiecare criteriu evaluat având aceeași pondere. Este o etichetă de triere. Nu modifică în niciun fel starea candidatului.
• Nu există respingere automată, avansare automată sau vreun prag de scor care să schimbe starea unui candidat. Trecerea unui candidat în altă etapă – în special înregistrarea unei angajări sau a unei respingeri – poate fi făcută doar de un membru uman al spațiului de lucru, după conectare, și îi este atribuită acelei persoane în fluxul de activitate al spațiului de lucru. Acest flux nu este un jurnal de audit – consultați „Cât timp păstrăm datele”. Din punct de vedere tehnic, serviciul de acordare a scorurilor nu poate modifica starea unui candidat; nu dispune de această permisiune.
• Modelului îi este interzis explicit să deducă sau să menționeze personalitatea, caracterul, emoțiile, dispoziția, atitudinea, încrederea în sine, nervozitatea, compatibilitatea cu cultura organizației sau orice caracteristică protejată și să atribuie semnificații pauzelor, ezitărilor, accentului, gramaticii sau vocabularului, cu excepția cazului în care un criteriu evaluează competența lingvistică. Produsul nu are funcții de analiză a emoțiilor, a sentimentelor sau a vocii, iar etapa de acordare a scorurilor primește textul interviului, nu înregistrarea audio.

Pe această bază, considerăm că produsul nu ia decizii care produc efecte juridice sau efecte similare semnificative în sensul art. 22 GDPR. Angajatorul rămâne responsabil pentru decizia luată și pentru informarea candidaților că folosește AI în procesul său.

Protejăm datele cu caracter personal prin:

• Controale de acces care separă datele fiecărui spațiu de lucru.
• Stocare audio privată și acces la redare limitat în timp.
• Criptare și hashing pentru identificatorii sensibili și codurile de acces.
• Prelucrare audio care nu scrie date audio pe discul serverului releu și nu include conținutul interviurilor în jurnalele sale.
• Acces restricționat și înregistrat al personalului la datele clienților, cu păstrarea jurnalelor de acces timp de 24 de luni.
• Evidențe ale ștergerilor și verificări care confirmă eliminarea fișierelor stocate.

Puteți solicita ștergerea contului din pagina Profil din Kira-AI. Dacă dețineți un spațiu de lucru, această acțiune șterge și spațiul de lucru și încheie abonamentul acestuia. Ceilalți membri își păstrează conturile personale. Dacă doriți ca echipa să păstreze spațiul de lucru, contactați echipa de asistență înainte de a vă șterge contul.

Dacă aveți un cont la noi, beneficiați de drepturile prevăzute de GDPR: dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la ștergerea datelor, dreptul la restricționarea prelucrării, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opoziție și dreptul de a retrage consimțământul când prelucrarea se bazează pe acesta. Scrieți la support@getkira.com și vă vom răspunde în termen de o lună.

Dacă participați la un interviu în calitate de candidat, contactați compania care v-a invitat pentru a vă exercita drepturile privind protecția datelor. Ne puteți scrie și nouă, iar noi vom transmite solicitarea companiei și vom ajuta la soluționarea ei conform instrucțiunilor sale. Consultați Nota de informare privind prelucrarea datelor candidaților.

Puteți depune o plângere la o autoritate de supraveghere, inclusiv la autoritatea spaniolă Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), sau la autoritatea din locul în care locuiți sau lucrați.

Vom publica aici modificările importante ale acestei politici și, dacă acestea afectează modul în care sunt gestionate datele clienților, vom informa prin e-mail proprietarii spațiilor de lucru.

Volodymyr Terekhov administrează Kira-AI. Adresa noastră poștală se află în Condițiile de utilizare. Contact: support@getkira.com.