Політика конфіденційності

Ця політика пояснює, як Kira-AI («ми») обробляє персональні дані на нашому сайті, у застосунку для рекрутерів і під час голосових співбесід із ШІ.

• Рекрутери та їхні колеги — люди, які мають у нас акаунт. Ми є контролером даних вашого акаунта.
• Кандидати — люди, яких компанія, що користується Kira-AI, запросила на співбесіду. Контролером даних співбесіди кандидата є роботодавець, а ми діємо за його вказівками. Про дані вашої співбесіди та ваші права читайте в нашому Повідомленні про конфіденційність для кандидатів.

Ми є контролером даних, потрібних для ведення бізнесу: вашого акаунта й профілю, робочого простору та його налаштувань, участі в команді й запрошень, записів про оплату й підписку, службових листів, які ми вам надсилаємо, листування зі службою підтримки, а також описаних нижче записів безпеки й аудиту.

Ми є обробником даних для всього, що стосується процесу найму: кандидатів, їхніх співбесід, аудіозаписів, транскриптів, карток оцінювання та нотаток рекрутерів про них. Клієнт вирішує, які вакансії оголошувати, кого запрошувати, що запитувати, як оцінювати кандидатів і що робити далі. Ми обробляємо ці дані лише для надання послуги, за документально зафіксованими вказівками клієнта.

Якщо кандидат окремо просить надіслати запрошення залишити відгук про платформу, Kira-AI діє як контролер даних лише щодо обмеженого набору контактних даних і даних про згоду, які використовуються для цього запиту.

Умови для обробника даних окремо визначено в нашій Угоді про обробку даних.

Щоб надати вам акаунт і керувати ним, ми збираємо такі дані:

• Ідентифікаційні дані та вхід — електронна адреса, відображуване ім’я, необов’язкове фото профілю, мова інтерфейсу та записи автентифікації, які зберігає наш провайдер бази даних (хеш пароля, сеанси входу та власний журнал безпеки цього провайдера, у якому фіксуються IP-адреси).
• Робочий простір — назва компанії, логотип, фірмовий колір, назви клієнтів та інформація про компанію, яку ви надаєте для проведення співбесід.
• Команда — склад команди, власник робочого простору, надіслані вами запрошення (електронна адреса, хешований токен запрошення, строк дії), а також час приєднання чи видалення учасників.
• Підключені застосунки з ШІ — який застосунок ви підключили, коли надали дозвіл і записи авторизації, потрібні для роботи підключення.
• Оплата — ваша підписка, тариф і показники використання. Реквізити картки обробляє наш платіжний провайдер; вони ніколи не потрапляють на наші сервери.
• Листи, які ми вам надсилаємо — адреса одержувача, тип повідомлення, шаблон та ідентифікатор доставки.

Коли ви створюєте робочий простір, ми також фіксуємо мітки кампаній (UTM-мітки), сайт, з якого ви перейшли, і першу сторінку, через яку ви потрапили до нас. Підставою є наші законні інтереси — визначати, які кампанії працюють; файли cookie для цього не використовуються.

Публічне демо

Якщо ви пробуєте демо, ми збираємо вашу підтверджену електронну адресу, вибір щодо новин про продукт Kira-AI, а також аудіозапис і транскрипт співбесіди. За ці дані відповідає Kira-AI. Пробні співбесіди не оцінюються й не передаються компаніям, які наймають. Ми надсилаємо новини про продукт лише за вашою згодою. Ми також фіксуємо мітки кампаній (UTM-мітки), сайт, з якого ви перейшли, і першу сторінку, через яку ви потрапили до демо, на тій самій підставі законних інтересів і без файлів cookie. Щоб подати запит на видалення, напишіть на support@getkira.com.

Чого ми не збираємо

Ми використовуємо хеш вашої IP-адреси, щоб обмежувати повторні запити. Ці записи безпеки зберігаються 24 години. Ми не записуємо цифрових відбитків браузера чи пристрою. У ЄЕЗ, Великій Британії, Швейцарії, Бразилії, Індії, Китаї, Південній Кореї, Квебеку й Каліфорнії необов’язкове вимірювання починається лише після надання згоди. В інших регіонах його ввімкнено за замовчуванням на підставі наших законних інтересів — визначати, яка реклама приводить до реєстрацій і оплат, та показувати рекламу Kira-AI деінде. Ви можете будь-коли вимкнути його в розділі «Налаштування файлів cookie», вибравши «Лише необхідні». Це припиняє подальший збір даних та їх експорт до Google Ads. Поза регіонами, де потрібна попередня згода, відмова діє 6 місяців; після цього, якщо браузер більше не зберігає відмови, вимірювання знову вмикається за замовчуванням, доки ви знову не відмовитеся. Якщо браузер передає сигнал Global Privacy Control, до вас застосовується режим попередньої згоди. Ми використовуємо приблизне місцезнаходження, визначене нашим хостинг-провайдером за IP-адресою, лише для вибору відповідного режиму й не зберігаємо його. Google Analytics вимірює відвідування публічного сайту та застосунку для рекрутерів після входу; вимірювання в застосунку передає шаблони маршрутів замість ідентифікаторів записів чи заголовків сторінок. Google Analytics ніколи не вимірює сторінок кандидатів, співбесід, публічного демо, публічних кар’єрних сторінок, входу, онбордингу чи юридичних сторінок. На публічному сайті той самий вибір також дозволяє PostHog фіксувати перегляди сторінок, натискання й прокручування та записувати кожне відвідування; у записах приховано все, що вводять у поля форм, а в застосунку для рекрутерів PostHog не працює. Ми також можемо зберігати ідентифікатор кліку Google та мітки джерела до 90 днів і передавати до Google Ads дані про реєстрацію робочого простору та першу оплату. Для цього ми не надсилаємо електронних адрес, номерів телефонів, даних кандидатів чи вмісту співбесід. Лише на публічному сайті той самий вибір також дозволяє Google Ads і Meta розпізнавати ваш браузер, щоб ми могли показувати вам рекламу Kira-AI деінде. Щодо цього збору даних Kira-AI та Meta є спільними контролерами; подальше використання цих даних компанією Meta регулюється її власною політикою. Google Signals залишається вимкненим. Чат підтримки також працює у вашому браузері й отримує вашу IP-адресу. Файли cookie чату зберігають доступ до розмови, коли ви відкриваєте чат — див. Політику файлів cookie.

Вбудовані відео в довідці й блозі використовують програвач YouTube із посиленим захистом конфіденційності, який під’єднується до YouTube під час відкриття сторінки. Тоді Google отримує вашу IP-адресу й може використовувати файли cookie або сховище браузера для відтворення. Відео не дає Kira-AI змоги вимірювати ефективність реклами й не змінює вашого вибору щодо файлів cookie.

Наші провайдери хостингу, сховища й електронної пошти також ведуть журнали інфраструктури, які можуть містити IP-адреси.

Ми обробляємо такі дані кандидатів від імені компанії, яка наймає:

• Ідентифікаційні дані — ім’я (необов’язково), електронна адреса та внутрішній ідентифікаційний номер.
• Запрошення та згода — запис про запрошення, хешований токен доступу й хешований одноразовий код підтвердження, а також точна версія, мова та часова мітка згоди, яку надав кандидат.
• Співбесіда — часові мітки початку, активності й завершення, мова співбесіди, на які заплановані запитання відповіли, а які пропустили, та зашифрований ідентифікатор сеансу провайдера ШІ.
• Аудіо — окремі аудіозаписи кандидата й ШІ-інтерв’юерки. Ми не записуємо відео й не запитуємо доступу до камери.
• Транскрипт — текст співбесіди, зокрема хто й коли говорив.
• Картка оцінювання — оцінки за кожним критерієм, пояснення, цитати з транскрипту на їх обґрунтування, сильні сторони, прогалини та відповідна фактична інформація. Ми також фіксуємо модель і версію запиту до неї, використані для створення картки.
• Дані від людей — оцінки, нотатки й коментарі рекрутерів, етап найму та будь-яка зафіксована причина відмови.
• Відгук кандидата — необов’язкова оцінка зірками та довільний текстовий коментар про враження від співбесіди.

Kira-AI не дає змоги завантажувати резюме чи документи.

Якщо ви просите надіслати запрошення залишити відгук, Kira-AI діє як контролер даних для цього запиту на підставі вашої згоди. Ми передаємо вашу підтверджену електронну адресу й ідентифікатор відгуку до Trustpilot, щоб Trustpilot надіслав вам запрошення. Ми не передаємо аудіозапису чи транскрипту вашої співбесіди, оцінювання, результату найму або відомостей про компанію, яка наймає.

Ми зберігаємо обмежений запис про згоду й запрошення, щоб виконати ваш запит і запобігти повторним запрошенням. Ви можете відкликати згоду або подати запит на видалення, звернувшись на support@getkira.com. Це не дає змоги відкликати вже надісланий лист. Trustpilot обробляє дані запрошення від нашого імені, а щодо будь-якого акаунта чи публічного відгуку, який ви створюєте, окремо є контролером даних відповідно до своєї Політики конфіденційності.

Аудіозаписи, транскрипти й картки оцінювання зберігаються до видалення. Строк їх зберігання не спливає автоматично. Компанія, яка наймає, відповідає за визначення строку зберігання даних співбесід кандидатів.

Строки зберігання різних типів даних:

Після видалення ми зберігаємо псевдонімізовані записи про видалення протягом 24 місяців, а записи про доставку службових листів — протягом 30 днів. За стандартними умовами наших провайдерів вміст, оброблений Gemini, може залишатися в записах Google для моніторингу зловживань протягом 55 днів; Resend зберігає листи й журнали протягом 30 днів, а резервні копії — протягом 7 днів. Ці збережені копії відокремлені від активної бази даних і файлового сховища Kira-AI. Також діють передбачені законом строки зберігання платіжних та інших даних.

Kira-AI працює на базі послуг невеликої кількості названих провайдерів. Нижче наведено повний список сторін, які отримують персональні дані, та даних, які отримує кожна з них.

Trustpilot може зберігати дані запрошень до двох років, якщо ми не попросимо видалити їх раніше. Публічні відгуки обробляються окремо відповідно до Політики конфіденційності Trustpilot.

Необов’язкове вимірювання Google не працює на сторінках кандидатів чи співбесід і не отримує даних кандидатів або вмісту співбесід. Google Ads отримує лише описані вище необов’язкові дані про перегляди сторінок сайту, кліки й бізнес-результати. Рекламні теги й ремаркетинг працюють лише на публічному сайті, ніколи — у застосунку для рекрутерів або на сторінках кандидатів. Немає запису сеансів поза публічним сайтом або окремого провайдера перетворення мовлення на текст: транскрипт створює та сама модель, яка проводить співбесіду.

Наша база даних співбесід і сховище аудіозаписів розташовані в ЄС.

Gemini API від Google обробляє аудіо співбесід, транскрипти й запити для оцінювання. Ця обробка може відбуватися за межами Європейської економічної зони (ЄЕЗ).

Наш застосунок розміщено у Франкфурті, але наш хостинг-провайдер може спрямовувати запити через інші країни.

Resend зберігає дані електронної пошти, зокрема адреси одержувачів і вміст повідомлень, у Сполучених Штатах.

Ми передаватимемо персональні дані за межі ЄЕЗ лише тоді, коли це дозволяє застосовне законодавство про захист даних, на підставі відповідного рішення про належний рівень захисту або належних гарантій, як-от стандартних договірних положень Європейської комісії.

Kira-AI не ухвалює рішень про найм. Це не заява про позиціонування, а принцип роботи системи, який перевірили в коді до написання цієї сторінки.

• Модель надає докази, а не вердикти. Її інструкції забороняють рекомендувати найм, відхилення, переведення на наступний етап чи ранжування будь-кого, а також висловлювати загальне судження. Вона повертає оцінки за окремими критеріями з письмовим обґрунтуванням і дослівними цитатами, результати перевірки обов’язкових вимог та короткі переліки сильних сторін і прогалин.
• Загальну оцінку в картці оцінювання обчислює наш власний код як середнє арифметичне оцінок за критеріями; кожен оцінений критерій має однакову вагу. Це позначка для визначення черговості розгляду. Вона ніяк не змінює статусу кандидата.
• Немає автоматичного відхилення, автоматичного переведення на наступний етап чи будь-якого порогового значення оцінки, яке змінює стан кандидата. Перевести кандидата на інший етап, зокрема зафіксувати найм чи відхилення, може лише людина — учасник робочого простору, який увійшов в акаунт; у стрічці активності робочого простору цю дію буде пов’язано з цією людиною. Ця стрічка не є журналом аудиту — див. «Строки зберігання». Сервіс оцінювання технічно не може змінювати статус кандидата: він не має такого дозволу.
• Моделі прямо заборонено робити висновки про особистість, характер, емоції, настрій, ставлення, впевненість, нервозність, відповідність культурі компанії чи будь-яку захищену законом ознаку або згадувати їх, а також надавати значення паузам, ваганням, акценту, граматиці чи словниковому запасу, якщо критерій не оцінює рівня володіння мовою. У продукті немає функцій аналізу емоцій, тональності чи голосу, а на етап оцінювання передається текст співбесіди, а не аудіо.

На цій підставі ми не вважаємо, що продукт ухвалює рішення, які мають юридичні чи подібні за значущістю наслідки в розумінні ст. 22 GDPR. Роботодавець залишається відповідальним за своє рішення та за повідомлення кандидатам про використання ШІ в його процесі найму.

Ми захищаємо персональні дані за допомогою:

• Контролю доступу, який відокремлює дані кожного робочого простору.
• Закритого сховища аудіозаписів і обмеженого в часі доступу до відтворення.
• Шифрування й хешування чутливих ідентифікаторів і кодів доступу.
• Обробки аудіо без запису на диск сервера передавання голосу та без внесення вмісту співбесід до його журналів.
• Обмеженого доступу працівників до даних клієнтів із фіксацією в журналах доступу, які зберігаються 24 місяці.
• Записів про видалення та перевірок, які підтверджують видалення збережених файлів.

Ви можете подати запит на видалення акаунта в розділі «Профіль» у Kira-AI. Якщо ви володієте робочим простором, це також видалить робочий простір і припинить його підписку. Особисті акаунти інших учасників збережуться. Якщо ви хочете залишити робочий простір команді, зверніться до підтримки перед видаленням свого акаунта.

Якщо ви маєте в нас акаунт, вам належать передбачені GDPR права: право на доступ до персональних даних, право на виправлення, право на видалення («право бути забутим»), право на обмеження обробки, право на перенесення даних, право заперечувати проти обробки та право відкликати згоду, якщо обробка ґрунтується на ній. Напишіть на support@getkira.com, і ми відповімо протягом одного місяця.

Якщо ви проходите співбесіду як кандидат, для реалізації своїх прав щодо персональних даних зверніться до компанії, яка вас запросила. Ви також можете написати нам: ми передамо ваш запит цій компанії й допоможемо виконати його за її вказівками. Див. наше Повідомлення про конфіденційність для кандидатів.

Ви можете подати скаргу до наглядового органу із захисту даних, зокрема до іспанського наглядового органу Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) або до органу за місцем вашого проживання чи роботи.

Ми публікуватимемо істотні зміни цієї політики тут, а якщо зміни впливатимуть на обробку даних клієнтів — повідомлятимемо власників робочих просторів електронною поштою.

Оператор Kira-AI — Володимир Терехов. Нашу поштову адресу наведено в Умовах користування. Для зв’язку: support@getkira.com.