Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady vysvětlují, jak Kira-AI („my“) nakládá s osobními údaji na našem webu, v aplikaci pro náboráře a při hlasových pohovorech s AI.

• Náboráři a jejich kolegové – lidé, kteří u nás mají účet. U údajů o vašem účtu jsme správcem.
• Kandidáti – lidé, které na pohovor pozvala společnost používající Kira-AI. Správcem údajů z pohovorů kandidátů je zaměstnavatel a my jednáme podle jeho pokynů. Informace o údajích z vašeho pohovoru a vašich právech najdete na stránce Ochrana údajů kandidátů.

Jsme správcem údajů, které potřebujeme k provozování naší činnosti: vašeho účtu a profilu, pracovního prostoru a jeho nastavení, členství v týmu a pozvánek, záznamů o fakturaci a předplatném, transakčních e-mailů, které vám posíláme, korespondence s podporou a níže popsaných bezpečnostních a auditních záznamů.

Jsme zpracovatelem všeho, co patří do náborového procesu: údajů o kandidátech, jejich pohovorů, nahrávek, přepisů, hodnoticích karet a poznámek, které o nich náboráři píší. Zákazník rozhoduje, které pozice inzeruje, koho pozve, na co se bude ptát, jak se kandidáti hodnotí a co bude následovat. Tyto údaje zpracováváme pouze pro poskytování služby, podle doložených pokynů zákazníka.

Pokud kandidát samostatně požádá o pozvánku k recenzi platformy, Kira-AI jedná jako správce pouze pro omezený rozsah kontaktních údajů a údajů o souhlasu použitých pro tuto žádost.

Podmínky, za kterých jednáme jako zpracovatel, stanoví samostatně naše Smlouva o zpracování údajů.

Pro poskytování a správu vašeho účtu shromažďujeme tyto informace:

• Totožnost a přihlášení – e-mailová adresa, zobrazované jméno, nepovinná profilová fotografie, jazyk rozhraní a záznamy o ověřování totožnosti uchovávané naším poskytovatelem databáze (hash hesla, přihlašovací relace a vlastní bezpečnostní protokol tohoto poskytovatele, který zaznamenává i IP adresy).
• Pracovní prostor – název společnosti, logo, barva značky, jména klientů a informace o společnosti, které zadáte jako podklad pro vedení pohovorů.
• Tým – kdo je členem, kdo vlastní pracovní prostor, odeslané pozvánky (e-mailová adresa, hash tokenu pozvánky, konec platnosti) a kdy se jednotliví lidé připojili nebo byli odebráni.
• Propojené AI aplikace – propojená aplikace, čas vašeho schválení a autorizační záznamy potřebné k zachování funkčního propojení.
• Fakturace – vaše předplatné, tarif a údaje o využití. Údaje o kartě zpracovává náš poskytovatel platebních služeb a na naše servery se nikdy nedostanou.
• E-maily, které vám posíláme – adresa příjemce, typ zprávy, šablona a identifikátor doručení.

Při vytvoření pracovního prostoru zaznamenáváme také označení kampaně (UTM značky), odkazující web a první stránku, které vás k nám přivedly. Právním základem jsou naše oprávněné zájmy spočívající ve zjišťování, které kampaně fungují; cookies k tomu nepoužíváme.

Veřejné demo

Pokud vyzkoušíte demo, shromažďujeme vaši ověřenou e-mailovou adresu, volbu ohledně zasílání novinek o produktu a nahrávku a přepis pohovoru. Za tyto údaje odpovídá Kira-AI. Pohovory v demu nehodnotíme ani nesdílíme se společnostmi, které nabírají zaměstnance. Novinky o produktu zasíláme jen s vaším souhlasem. Zaznamenáváme také označení kampaně (UTM značky), odkazující web a první stránku, které vás k demu přivedly, na stejném právním základě oprávněných zájmů a bez cookies. O smazání můžete požádat na support@getkira.com.

Co neshromažďujeme

K omezení opakovaných požadavků používáme hash vaší IP adresy. Tyto bezpečnostní záznamy uchováváme 24 hodin. Nezaznamenáváme otisky prohlížeče ani zařízení. V EHP, Spojeném království, Švýcarsku, Brazílii, Indii, Číně, Jižní Koreji, Québecu a Kalifornii se volitelné měření spouští až po udělení souhlasu. Jinde je ve výchozím nastavení zapnuté na základě našich oprávněných zájmů spočívajících v měření, které reklamy vedou k registracím a platbám, a v zobrazování reklam Kira-AI jinde. Můžete je kdykoli vypnout přes „Nastavení cookies“ volbou „Odmítnout volitelné“. Tím zastavíte další shromažďování údajů a jejich export do Google Ads. Mimo oblasti vyžadující předchozí souhlas platí odmítnutí 6 měsíců; pokud poté prohlížeč již odmítnutí neuchovává, měření se znovu ve výchozím nastavení zapne, dokud je opět neodmítnete. Pokud prohlížeč vysílá signál Global Privacy Control, použije se režim vyžadující předchozí souhlas. Přibližnou polohu zjištěnou naším poskytovatelem hostingu podle IP adresy používáme pouze k určení příslušného režimu a neukládáme ji. Google Analytics měří veřejný web a aplikaci pro přihlášené náboráře; měření v aplikaci odesílá šablony cest místo identifikátorů záznamů či názvů stránek. Nikdy neměří stránky pro kandidáty, stránky pohovorů, veřejné demo, veřejné kariérní stránky, přihlášení, první kroky ani právní stránky. Na veřejném webu stejná volba také umožňuje službě PostHog zaznamenávat zobrazení stránek, kliknutí a posouvání a pořizovat záznam každé návštěvy; v záznamech je skryto vše zadané do formulářových polí a PostHog neběží v aplikaci pro náboráře. Můžeme také uchovávat identifikátor kliknutí Google a značky zdroje po dobu až 90 dnů a odesílat do Google Ads údaje o registraci pracovního prostoru a první platbě. K tomuto účelu neposíláme e-mailovou adresu, telefonní číslo, údaje o kandidátech ani obsah pohovorů. Pouze na veřejném webu stejná volba také umožňuje službě Google Ads a společnosti Meta rozpoznat váš prohlížeč, abychom vám mohli zobrazovat reklamy Kira-AI jinde. Pro toto shromažďování údajů jsou Kira-AI a Meta společní správci; jejich následné používání společností Meta se řídí jejími vlastními zásadami. Google Signals zůstává vypnuté. Ve vašem prohlížeči běží také chat podpory, který dostává vaši IP adresu. Díky cookies chatu zůstává vaše konverzace dostupná, když chat otevřete – viz Zásady cookies.

Vložená videa v nápovědě a na blogu používají přehrávač YouTube v režimu rozšířené ochrany soukromí, který se při otevření stránky připojí k YouTube. Google pak obdrží vaši IP adresu a může používat cookies nebo úložiště prohlížeče k zajištění přehrávání. Video neumožňuje reklamní měření Kira-AI ani nemění vaši volbu cookies.

Naši poskytovatelé hostingu, úložiště a e-mailových služeb rovněž uchovávají protokoly infrastruktury, které mohou obsahovat IP adresy.

Jménem společnosti, která nabírá zaměstnance, zpracováváme tyto údaje o kandidátech:

• Totožnost – jméno (nepovinné), e-mailová adresa a interní referenční číslo.
• Pozvánka a souhlas – záznam pozvánky, hash přístupového tokenu a hash jednorázového ověřovacího kódu a dále přesná verze, jazyk a časové razítko souhlasu uděleného kandidátem.
• Pohovor – časová razítka zahájení, aktivity a dokončení, jazyk pohovoru, informace o tom, které plánované otázky byly zodpovězeny či přeskočeny, a šifrovaný odkaz na relaci u poskytovatele AI.
• Zvuk – samostatné zvukové nahrávky kandidáta a AI tazatelky. Video nenahráváme ani nežádáme o přístup ke kameře.
• Přepis – text pohovoru včetně toho, kdo a kdy mluvil.
• Hodnoticí karta – skóre pro každé hodnoticí kritérium, vysvětlení, podpůrné citace z přepisu, silné stránky, slabá místa a relevantní faktické informace. Zaznamenáváme také model a verzi zadání, které byly použity k jejímu vytvoření.
• Vstupy od lidí – hodnocení, poznámky a komentáře náborářů, fáze náboru a případný zaznamenaný důvod zamítnutí.
• Zpětná vazba kandidáta – nepovinné hodnocení hvězdičkami a volný komentář k průběhu pohovoru.

Kira-AI neumožňuje nahrávat životopisy ani dokumenty.

Pokud požádáte o pozvánku k recenzi, Kira-AI u této žádosti jedná jako správce a zpracování zakládá na vašem souhlasu. S platformou Trustpilot sdílíme vaši ověřenou e-mailovou adresu a referenční identifikátor recenze, aby vám mohla zaslat pozvánku. Nesdílíme nahrávku vašeho pohovoru, přepis, hodnocení, výsledek náboru ani údaje o společnosti, která nabírá zaměstnance.

Uchováváme omezený záznam o souhlasu a pozvánce, abychom vyřídili vaši žádost a předešli duplicitním pozvánkám. Souhlas můžete odvolat nebo požádat o smazání na support@getkira.com. Již odeslaný e-mail tím nelze vzít zpět. Trustpilot zpracovává údaje o pozvánce naším jménem. Za účet či veřejnou recenzi, které si vytvoříte, odpovídá samostatně jako správce podle svých Zásad ochrany osobních údajů.

Nahrávky, přepisy a hodnoticí karty uchováváme až do smazání. Automaticky se nemažou. Za určení doby uchování údajů z pohovorů kandidátů odpovídá společnost, která nabírá zaměstnance.

Doba uchování jednotlivých druhů údajů:

Po smazání uchováváme pseudonymní záznamy o smazání po dobu 24 měsíců a záznamy o doručení transakčních e-mailů po dobu 30 dnů. Podle standardních podmínek našich poskytovatelů může obsah zpracovaný službou Gemini zůstat v záznamech společnosti Google pro sledování zneužití po dobu 55 dnů; Resend uchovává e-maily a protokoly 30 dnů a zálohy 7 dnů. Tyto uchovávané kopie jsou oddělené od aktivní databáze a souborového úložiště Kira-AI. Údaje uchováváme také pro fakturační a právní účely v souladu se zákonem.

Kira-AI využívá malý počet jmenovitě uvedených poskytovatelů. Toto je úplný seznam příjemců osobních údajů a toho, co každý z nich dostává.

Trustpilot může uchovávat údaje o pozvánkách až dva roky, pokud nepožádáme o dřívější smazání. Veřejné recenze se zpracovávají samostatně podle Zásad ochrany osobních údajů platformy Trustpilot.

Volitelné měření Google neběží na stránkách pro kandidáty ani na stránkách pohovorů a nedostává žádný obsah týkající se kandidátů či pohovorů. Google Ads dostává pouze výše popsané volitelné údaje o zobrazení stránek webu, kliknutích a obchodních výsledcích. Reklamní měřicí kódy a remarketing běží pouze na veřejném webu, nikdy v aplikaci pro náboráře ani na stránkách pro kandidáty. Mimo veřejný web nepořizujeme záznamy návštěv a nemáme samostatného dodavatele převodu řeči na text: přepis vytváří stejný model, který vede pohovor.

Naše databáze pohovorů a zvukové úložiště se nacházejí v EU.

Gemini API společnosti Google zpracovává zvuk pohovorů, přepisy a zadání pro hodnocení. Toto zpracování může probíhat mimo Evropský hospodářský prostor (EHP).

Naši aplikaci hostujeme ve Frankfurtu, náš poskytovatel hostingu však může směrovat požadavky přes jiné země.

Resend ukládá e-mailové údaje včetně adres příjemců a obsahu zpráv ve Spojených státech.

Osobní údaje budeme předávat mimo EHP pouze tehdy, pokud to dovolují příslušné právní předpisy o ochraně osobních údajů, na základě příslušného rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo vhodných záruk, například standardních smluvních doložek Evropské komise.

Kira-AI nerozhoduje o přijetí do zaměstnání. Nejde o marketingové tvrzení; takto je systém navržen a před sepsáním této stránky jsme to ověřili v kódu.

• Model vytváří podklady, nikoli verdikty. Má pokyn nikdy nedoporučovat přijetí, zamítnutí, postup ani řazení kandidátů a nikdy nevyslovovat celkový úsudek. Vrací skóre jednotlivých kritérií s písemným zdůvodněním a doslovnými citacemi, výsledky posouzení nutných požadavků a stručné body o silných stránkách a slabých místech.
• Celkové hodnocení zobrazené na hodnoticí kartě vypočítává náš vlastní kód jako aritmetický průměr skóre jednotlivých kritérií, přičemž každé hodnocené kritérium má stejnou váhu. Jde o štítek pro prvotní třídění. Na stavu kandidáta nic nemění.
• Neexistuje automatické zamítnutí, automatický postup ani žádná hranice skóre, která by měnila stav kandidáta. Posunout kandidáta – a zejména zaznamenat přijetí či zamítnutí – může pouze přihlášený člověk, který je členem pracovního prostoru, a v přehledu aktivit pracovního prostoru je tato změna přiřazena dané osobě. Tento přehled není auditním protokolem – viz „Jak dlouho údaje uchováváme“. Služba pro hodnocení technicky nemůže měnit stav kandidáta; takové oprávnění pro ni neexistuje.
• Model má výslovně zakázáno vyvozovat nebo zmiňovat osobnost, charakter, emoce, náladu, postoj, sebejistotu, nervozitu, soulad s firemní kulturou či jakoukoli chráněnou charakteristiku a přisuzovat význam pauzám, váhání, přízvuku, gramatice či slovní zásobě, pokud kritérium nehodnotí jazykové znalosti. Produkt nemá žádnou funkci analýzy emocí, sentimentu ani hlasu a při hodnocení dostává model text pohovoru, nikoli zvuk.

Z těchto důvodů nepovažujeme produkt za systém, který činí rozhodnutí s právními nebo obdobně významnými účinky ve smyslu čl. 22 GDPR. Zaměstnavatel nadále odpovídá za své rozhodnutí a za informování kandidátů o tom, že ve svém procesu používá AI.

Osobní údaje chráníme pomocí těchto opatření:

• Řízení přístupu, které udržuje údaje jednotlivých pracovních prostorů oddělené.
• Soukromé zvukové úložiště a časově omezený přístup k přehrávání.
• Šifrování a hashování citlivých identifikátorů a přístupových kódů.
• Zpracování zvuku, při kterém se zvuk nezapisuje na disk přenosového serveru a obsah pohovorů se neukládá do jeho protokolů.
• Omezený a zaznamenávaný přístup pracovníků k údajům zákazníků se záznamy o přístupu uchovávanými 24 měsíců.
• Záznamy o smazání a kontroly potvrzující odstranění uložených souborů.

O smazání účtu můžete požádat v sekci Profil v Kira-AI. Pokud vlastníte pracovní prostor, smaže se tím i tento prostor a ukončí se jeho předplatné. Ostatním členům zůstanou jejich osobní účty. Pokud chcete pracovní prostor zachovat pro svůj tým, před smazáním účtu kontaktujte podporu.

Pokud u nás máte účet, náleží vám práva podle GDPR: právo na přístup, právo na opravu, právo na výmaz, právo na omezení zpracování, právo na přenositelnost údajů, právo vznést námitku a právo odvolat souhlas, pokud je zpracování na souhlasu založeno. Napište na support@getkira.com a odpovíme do jednoho měsíce.

Pokud vás na pohovor pozvala některá společnost, obraťte se při uplatňování svých práv v oblasti ochrany osobních údajů na ni. Můžete také napsat nám; vaši žádost této společnosti předáme a podle jejích pokynů pomůžeme s vyřízením. Viz naše stránka Ochrana údajů kandidátů.

Stížnost můžete podat u dozorového úřadu, včetně španělského úřadu Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), nebo u úřadu v místě, kde žijete či pracujete.

Podstatné změny těchto zásad zveřejníme zde. Pokud změna ovlivní způsob nakládání s údaji zákazníků, upozorníme vlastníky pracovních prostorů e-mailem.

Provozovatelem Kira-AI je Volodymyr Terekhov. Naši poštovní adresu najdete v Podmínkách služby. Kontakt: support@getkira.com.