Gizlilik politikası

Bu politika, Kira-AI’ın (“biz”) web sitemizde, işe alım uzmanı uygulamamızda ve yapay zekâ ile sesli mülakatlar sırasında kişisel verileri nasıl işlediğini açıklar.

• İşe alım uzmanları ve iş arkadaşları — bizde hesabı olan kişiler. Hesap verilerinizin veri sorumlusu biziz.
• Adaylar — Kira-AI kullanan bir şirketin mülakata davet ettiği kişiler. Adayların mülakat verilerinin veri sorumlusu işverendir; biz işverenin talimatları doğrultusunda hareket ederiz. Mülakat verileriniz ve haklarınız hakkında bilgi için Aday gizlilik bildirimi metnimizi okuyun.

İşletmemizi yürütmek için ihtiyaç duyduğumuz verilerin veri sorumlusu biziz: hesabınız ve profiliniz, çalışma alanınız ve ayarları, ekip üyeliği ve davetler, faturalandırma ve abonelik kayıtları, size gönderdiğimiz işlem e-postaları, destek yazışmaları ve aşağıda açıklanan güvenlik ve denetim kayıtları.

İşe alım sürecine ait her şey için veri işleyen olarak hareket ederiz: adaylar, mülakatları, ses kayıtları, transkriptler, değerlendirme kartları ve işe alım uzmanlarının adaylar hakkında yazdığı notlar. Hangi pozisyonlar için ilan verileceğine, kimlerin davet edileceğine, nelerin sorulacağına, adayların nasıl değerlendirileceğine ve sonraki adımlara müşteri karar verir. Bu verileri yalnızca hizmeti sunmak için, müşterinin belgelenmiş talimatları doğrultusunda işleriz.

Bir aday ayrıca platform hakkında yorum yapma daveti isterse Kira-AI, yalnızca bu talep için kullanılan sınırlı iletişim ve rıza verilerinin veri sorumlusu olarak hareket eder.

Veri işleyen için geçerli şartlar, Veri işleme sözleşmesi metnimizde ayrıca belirtilmiştir.

Hesabınızı kullanıma sunmak ve yönetmek için şu bilgileri toplarız:

• Kimlik ve giriş — e-posta adresi, görünen ad, isteğe bağlı profil fotoğrafı, arayüz dili ve veri tabanı sağlayıcımızın tuttuğu kimlik doğrulama kayıtları (parolanın özet değeri, giriş oturumları ve sağlayıcının IP adreslerini de kaydeden kendi güvenlik günlüğü).
• Çalışma alanı — şirket adı, logo, marka rengi, müşteri adları ve mülakatlara yön vermek için sağladığınız şirket bilgileri.
• Ekip — üyeler, çalışma alanının sahibi, gönderdiğiniz davetler (e-posta adresi, özetlenmiş davet belirteci, son geçerlilik zamanı) ve kişilerin ne zaman katıldığı veya çıkarıldığı.
• Bağlı yapay zekâ uygulamaları — bağladığınız uygulama, onay verdiğiniz zaman ve bağlantının çalışması için gereken yetkilendirme kayıtları.
• Faturalandırma — aboneliğiniz, planınız ve kullanım sayılarınız. Kart bilgilerinizi ödeme sağlayıcımız işler; bu bilgiler sunucularımıza hiçbir zaman ulaşmaz.
• Size gönderdiğimiz e-postalar — alıcı adresi, mesaj türü, şablon ve teslimat referansı.

Bir çalışma alanı oluşturduğunuzda, hangi kampanyaların işe yaradığını öğrenmeye yönelik meşru menfaatlerimiz doğrultusunda sizi bize getiren kampanya etiketlerini (UTM etiketleri), yönlendiren web sitesini ve ilk sayfayı da kaydederiz; bunun için çerez kullanılmaz.

Herkese açık demo

Demoyu denerseniz doğrulanmış e-posta adresinizi, ürün güncellemeleri tercihinizi, mülakat ses kaydını ve transkriptini toplarız. Bu verilerden Kira-AI sorumludur. Demo mülakatları puanlanmaz ve işe alım yapan şirketlerle paylaşılmaz. Ürün güncellemelerini yalnızca almayı kabul ederseniz göndeririz. Sizi demoya getiren kampanya etiketlerini (UTM etiketleri), yönlendiren web sitesini ve ilk sayfayı da aynı meşru menfaatler hukuki sebebine dayanarak ve çerez kullanmadan kaydederiz. Silme talebiniz için support@getkira.com adresine e-posta gönderin.

Toplamadığımız veriler

Tekrarlanan istekleri sınırlamak için IP adresinizin özetlenmiş hâlini kullanırız. Bu güvenlik kayıtları 24 saat saklanır. Tarayıcı veya cihaz parmak izi kaydetmeyiz. AEA, Birleşik Krallık, İsviçre, Brezilya, Hindistan, Çin, Güney Kore, Quebec ve Kaliforniya’da isteğe bağlı ölçüm yalnızca rıza alındıktan sonra başlar. Diğer yerlerde, hangi reklamların kaydolma ve ödemeyle sonuçlandığını ölçmeye ve başka yerlerde Kira-AI reklamları göstermeye yönelik meşru menfaatlerimiz doğrultusunda varsayılan olarak açıktır. “Çerez ayarları” üzerinden “İsteğe bağlıları reddet” seçeneğini seçerek istediğiniz zaman kapatabilirsiniz. Bu, bundan sonraki veri toplamayı ve Google Ads dışa aktarımlarını durdurur. Önceden rıza gereken bölgeler dışında ret tercihi 6 ay geçerlidir; bu süreden sonra tarayıcı ret tercihini artık saklamıyorsa siz yeniden reddedene kadar ölçüm tekrar varsayılan olarak açılır. Tarayıcınızdan gelen Global Privacy Control sinyali, rızanız alınmadan ölçümün başlamamasını sağlar. Barındırma sağlayıcımızın IP sorgusundan gelen yaklaşık konumu yalnızca hangi deneyimin uygulanacağını seçmek için kullanırız ve saklamayız. Google Analytics, herkese açık web sitesinde ve oturum açılmış işe alım uzmanı uygulamasında ölçüm yapar; uygulama ölçümünde kayıt tanımlayıcıları veya sayfa başlıkları yerine rota şablonları gönderilir. Aday, mülakat, herkese açık demo, herkese açık kariyer, giriş, ilk kurulum veya yasal metin sayfalarında hiçbir zaman ölçüm yapmaz. Herkese açık web sitesinde aynı seçim, PostHog’un sayfa görüntülemelerini, tıklamaları ve kaydırmaları kaydetmesine ve her ziyaretin kaydını almasına da izin verir; kayıtlarda form alanlarına yazılan her şey gizlenir ve PostHog işe alım uzmanı uygulamasında çalışmaz. Ayrıca bir Google tıklama tanımlayıcısını ve kaynak etiketlerini 90 güne kadar saklayabiliriz; çalışma alanı oluşturma ve ilk ödeme sonuçlarını da Google Ads ile paylaşabiliriz. Bu amaçla e-posta adresi, telefon numarası, aday verileri veya mülakat içeriği göndermeyiz. Yalnızca herkese açık web sitesinde aynı seçim, Google Ads ve Meta’nın tarayıcınızı tanımasına da izin verir; böylece size başka yerlerde Kira-AI reklamları gösterebiliriz. Bu veri toplama faaliyeti için Kira-AI ve Meta birlikte veri sorumlularıdır; Meta’nın verileri daha sonra kullanması kendi politikasına tabidir. Google Signals kapalı kalır. Destek sohbeti de tarayıcınızda çalışır ve IP adresinizi alır. Sohbet çerezleri, sohbeti açtığınızda konuşmanızın erişilebilir kalmasını sağlar — bkz. Çerez politikası.

Gömülü yardım ve blog videoları, sayfa açıldığında YouTube’a bağlanan, YouTube’un gizliliği geliştirilmiş oynatıcısını kullanır. Google bu sırada IP adresinizi alır ve videoyu oynatmak için çerezleri veya tarayıcı depolamasını kullanabilir. Video, Kira-AI reklam ölçümüne izin vermez ve çerez tercihinizi değiştirmez.

Barındırma, depolama ve e-posta sağlayıcılarımız da IP adreslerini içerebilen altyapı günlükleri tutar.

İşe alım yapan şirket adına şu aday verilerini işleriz:

• Kimlik — ad (isteğe bağlı), e-posta adresi ve dahili referans numarası.
• Davet ve rıza — davet kaydı, özetlenmiş erişim belirteci ve özetlenmiş tek kullanımlık doğrulama kodu ile adayın onayladığı rıza metninin tam sürümü, dili ve zaman damgası.
• Mülakat — başlangıç, etkinlik ve tamamlanma zaman damgaları, mülakat dili, planlanan sorulardan hangilerinin yanıtlandığı veya atlandığı ve yapay zekâ sağlayıcısının oturumuna ait şifrelenmiş referans.
• Ses — Adayın ve yapay zekâ mülakatçısının ayrı ses kayıtları. Video kaydetmeyiz ve kamera erişimi istemeyiz.
• Transkript — Kimin ne zaman konuştuğunu da içeren mülakat metni.
• Değerlendirme kartı — her değerlendirme kriterinin puanı, açıklamalar, destekleyici transkript alıntıları, güçlü yönler, eksikler ve ilgili olgusal bilgiler. Kartı oluşturmak için kullanılan model ve istem sürümünü de kaydederiz.
• İnsan girdisi — İşe alım uzmanlarının puanları, notları ve yorumları, işe alım aşaması ve kaydedilen ret nedeni.
• Aday geri bildirimi — mülakat deneyimine ilişkin isteğe bağlı yıldız puanı ve serbest metin yorumu.

Kira-AI, CV veya belge yüklemelerini kabul etmez.

Yorum yapma daveti isterseniz Kira-AI bu talep için veri sorumlusu olarak hareket eder ve rızanıza dayanır. Trustpilot’un size davet gönderebilmesi için doğrulanmış e-posta adresinizi ve yorum referansını Trustpilot ile paylaşırız. Mülakat ses kaydınızı, transkriptinizi, değerlendirmenizi, işe alım sonucunu veya işe alım yapan şirketin bilgilerini paylaşmayız.

Talebinizi yerine getirmek ve yinelenen davetleri önlemek için sınırlı bir rıza ve davet kaydı tutarız. support@getkira.com adresine yazarak rızanızı geri çekebilir veya silme talebinde bulunabilirsiniz. Bu işlem, gönderilmiş bir e-postayı geri alamaz. Trustpilot, davet verilerini bizim adımıza işler; oluşturduğunuz hesap veya herkese açık yorum için kendi Gizlilik politikası kapsamında ayrıca veri sorumlusudur.

Ses kayıtları, transkriptler ve değerlendirme kartları silinene kadar saklanır. Otomatik olarak süreleri dolmaz. Adayların mülakat verilerinin ne kadar süre saklanacağına karar vermek işe alım yapan şirketin sorumluluğundadır.

Farklı veri türlerini saklama sürelerimiz:

Silme işleminden sonra takma adlı silme kayıtlarını 24 ay, işlem e-postalarının teslimat kayıtlarını 30 gün saklarız. Sağlayıcılarımızın standart şartları uyarınca, Gemini’nin işlediği içerik Google’ın kötüye kullanım izleme kayıtlarında 55 gün kalabilir; Resend e-postaları ve günlükleri 30 gün, yedekleri 7 gün saklar. Saklanan bu kopyalar, Kira-AI’ın aktif veri tabanından ve dosya depolama alanından ayrıdır. Hukuka uygun faturalandırma amaçlı saklama ve yasal saklama da geçerlidir.

Kira-AI, adları belirtilen az sayıda sağlayıcının altyapısını kullanır. Kişisel verileri alan tarafların ve her birinin aldığı verilerin tam listesi aşağıdadır.

Daha erken silinmesini istemediğimiz sürece Trustpilot davet verilerini iki yıla kadar saklayabilir. Herkese açık yorumlar, Trustpilot’un Gizlilik politikası kapsamında ayrıca işlenir.

İsteğe bağlı Google ölçümü, aday veya mülakat sayfalarında çalışmaz ve aday veya mülakat içeriği almaz. Google Ads yalnızca yukarıda açıklanan isteğe bağlı web sitesi sayfa görüntülemelerini, tıklama ve ticari sonuç verilerini alır. Reklam etiketleri ve yeniden pazarlama yalnızca herkese açık web sitesinde çalışır; işe alım uzmanı uygulamasında veya aday sayfalarında hiçbir zaman çalışmaz. Herkese açık web sitesi dışında oturum kaydı tutulmaz ve ayrı bir konuşmayı metne dönüştürme sağlayıcısı kullanılmaz: transkripti, mülakatı yapan model oluşturur.

Mülakat veri tabanımız ve ses depolama alanımız AB’de bulunur.

Google’ın Gemini API hizmeti mülakat sesini, transkriptleri ve değerlendirme istemlerini işler. Bu işleme, Avrupa Ekonomik Alanı (AEA) dışında gerçekleşebilir.

Uygulamamız Frankfurt’ta barındırılır; barındırma sağlayıcımız ise istekleri başka ülkeler üzerinden yönlendirebilir.

Resend, alıcı adresleri ve mesaj içeriği dahil e-posta verilerini Amerika Birleşik Devletleri’nde saklar.

Kişisel verileri AEA dışına yalnızca geçerli veri koruma mevzuatının izin verdiği hâllerde, uygulanabilir bir yeterlilik kararına veya Avrupa Komisyonunun standart sözleşme hükümleri gibi uygun güvencelere dayanarak aktarırız.

Kira-AI işe alım kararı vermez. Bu bir konumlandırma söylemi değildir; sistem böyle tasarlanmıştır ve bu sayfa yazılmadan önce kod üzerinden doğrulanmıştır.

• Model hüküm değil, kanıt üretir. Modele, hiç kimsenin işe alınmasını, reddedilmesini, bir sonraki aşamaya geçirilmesini veya sıralanmasını hiçbir zaman önermemesi ve hiçbir zaman genel bir yargı belirtmemesi talimatı verilmiştir. Her kriter için yazılı gerekçe ve birebir alıntılarla birlikte puan, zorunlu kriter sonuçları ve güçlü yönlerle eksikleri kısaca belirten maddeler döndürür.
• Değerlendirme kartında gösterilen genel düzey, kendi kodumuz tarafından bu kriter puanlarının aritmetik ortalaması olarak hesaplanır; puanlanan her kriter eşit ağırlıktadır. Bu, önceliklendirme için bir etikettir. Adayın durumunu hiçbir şekilde değiştirmez.
• Otomatik ret, otomatik aşama ilerletme veya herhangi bir yerde adayın durumunu değiştiren puan eşiği yoktur. Bir adayı başka bir aşamaya taşımak — özellikle de işe alım veya ret kaydetmek — yalnızca çalışma alanında oturum açmış bir insan üye tarafından yapılabilir ve çalışma alanının etkinlik akışında o kişiye atfedilir. Bu akış bir denetim günlüğü değildir — bkz. “Saklama süresi”. Puanlama hizmeti teknik olarak adayın durumuna yazamaz; böyle bir yetkisi yoktur.
• Modelin kişilik, karakter, duygu, ruh hâli, tutum, özgüven, gerginlik, kültürel uyum veya hukuken korunan herhangi bir özellik hakkında çıkarımda bulunması ya da bunlardan söz etmesi açıkça yasaklanmıştır. Bir kriter dil yeterliliğini puanlamadıkça duraklamalara, tereddüde, aksana, dil bilgisine veya sözcük dağarcığına anlam yüklemesi de yasaktır. Üründe duygu tanıma, duygu analizi veya ses analizi özelliği yoktur; puanlama adımına ses değil, mülakat metni verilir.

Bu nedenle ürünün, GDPR Madde 22 kapsamında hukuki veya benzer ölçüde önemli etkiler doğuran kararlar verdiği kanaatinde değiliz. İşveren, verdiği karardan ve sürecinde yapay zekâ kullandığını adaylara bildirmekten sorumlu olmaya devam eder.

Kişisel verileri şu yollarla koruruz:

• Her çalışma alanının verilerini ayrı tutan erişim kontrolleri.
• Herkese kapalı ses depolaması ve süreli oynatma erişimi.
• Hassas tanımlayıcılar ve erişim kodları için şifreleme ve özetleme.
• Sesi aktarma sunucusunun diskine yazmayan ve günlüklerine mülakat içeriğini dahil etmeyen ses işleme.
• Personelimizin müşteri verilerine erişiminin kısıtlanması ve kaydedilmesi; erişim günlüklerinin 24 ay saklanması.
• Silme kayıtları ve saklanan dosyaların kaldırıldığını doğrulayan kontroller.

Kira-AI’da Profil bölümünden hesap silme talebinde bulunabilirsiniz. Bir çalışma alanının sahibiyseniz bu işlem çalışma alanını da siler ve aboneliğini sonlandırır. Diğer üyelerin kişisel hesapları korunur. Ekibinizin çalışma alanını kullanmaya devam etmesini istiyorsanız hesabınızı silmeden önce destek ekibimize yazın.

Bizde hesabınız varsa GDPR kapsamındaki haklara sahipsiniz: erişim hakkı, düzeltme hakkı, silme hakkı, işlemenin kısıtlanmasını isteme hakkı, veri taşınabilirliği hakkı, itiraz hakkı ve işlemenin rızaya dayandığı durumlarda rızayı geri çekme hakkı. support@getkira.com adresine yazın; bir ay içinde yanıt veririz.

Adaysanız gizlilik haklarınızı kullanmak için sizi davet eden şirketle iletişime geçin. Bize de e-posta gönderebilirsiniz; talebinizi ilgili şirkete iletir ve talimatları doğrultusunda yerine getirilmesine yardımcı oluruz. Aday gizlilik bildirimi metnimize bakın.

İspanya’nın veri koruma kurumu Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) dahil bir veri koruma denetim makamına veya yaşadığınız ya da çalıştığınız yerdeki denetim makamına şikâyette bulunabilirsiniz.

Bu politikadaki önemli değişiklikleri burada yayımlarız; değişiklik müşteri verilerinin nasıl işlendiğini etkiliyorsa çalışma alanı sahiplerini e-postayla bilgilendiririz.

Kira-AI, Volodymyr Terekhov tarafından işletilir. Posta adresimiz Kullanım koşulları metnindedir. İletişim: support@getkira.com.